Viktiga överväganden vid beslut om utlandspersonal

Många företag har personal som arbetar i ett annat land än sitt hemland. Oavsett om det rör sig om ett secondment under längre tidsperiod, kortare uppdrag eller pendlaruppdrag finns det en mängd aspekter att ta hänsyn till, bland annat betalning av sociala avgifter, inbetalning av preliminärskatt i flera länder samt deklarationer.

Även om arbetsgivaren har god kännedom om vilka medarbetare som arbetar utomlands (cirka 30 procent av företagen har dock inte det enligt vår rapport Moving People with Purpose - Modern Mobility 2014) finns det ett flertal utmaningar kopplade till utlandspersonalen. Exempel på frågor som är vanligt förekommande är arbetstillstånd, betalning av sociala avgifter, inbetalning av preliminärskatt i flera länder samt deklarationer.

System för hantering av utlandspersonal

Företag med begränsad mängd utlandspersonal använder ofta egentillverkade dokument som listar personalen och den data som är relevant för dem. När en kritisk massa har uppnåtts är vår erfarenhet att egentillverkade listor snabbt blir inaktuella och svåröverskådliga varför det krävs ett pålitligt system för att kunna sköta administrationen.

Ett bra system för utlandspersonal bör på ett överskådligt sätt visa bland annat:

• Vilka anställda som är på utlandsuppdrag och var.
• Om utlandspersonalen har rätt arbetstillstånd och när de löper ut.
• Om alla intyg gällande socialförsäkringstillhörighet är på plats och när de löper ut.
• Om alla anställda lämnar in deklarationer i tid.
• Hur många dagar företagets tjänsteresenärer tillbringar i olika länder för att proaktivt kunna fatta beslut och vidta nödvändiga åtgärder och därmed att undvika oönskade skattekonsekvenser.

För att möta behovet av ett system som hjälper företag att administrera sin utlandspersonal har PwC utvecklat myMobility. myMobility lanserades under 2014-2015 och är gratis att använda för PwC:s kunder.