Är företagets tjänsteresenärer under kontroll?

Företagen går från traditionella utlandstjänstgöringar till förmån för tjänsteresenärer (short term business visitors). I PwC:s undersökning framkommer det att företag i dagsläget inte har tillräckligt med resurser och kunskap för att möta den kommande utmaningen som en framgångsrik hantering av tjänsteresenärer kräver.

En majoritet av deltagarna i PwC:s undersökning ”Moving People with Purpose - Modern Mobility 2014” bekräftar att tjänsteresenärer kommer att spela en allt större betydelse när det gäller att nå företagets övergripande strategiska mål.

Undersökningen visar att mer än 30 procent av företagen inte vet hur många personer som arbetar utomlands varje år. Till största del utgörs mörkertalet av tjänsteresenärer och detta innebär att många företag inte har kontroll på risker och kostnader förknippade med den typen av personal. Samtidigt måste företagen ta vara på de möjligheter som finns.

Den kommande utmaningen med tjänsteresenärer innebär att företag behöver göra en översyn av sin personalavdelning samt mobilitetsfunktion för att möta framtiden och bli konkurrenskraftiga. Finns resurserna och har företagen möjlighet att hålla jämna steg med utvecklingen? Finns det en tydlig ansvarsfördelning inom företaget vad gäller hantering av tjänsteresenärer?

Därutöver ser vi att många länders skattemyndigheter har ett ökat fokus på tjänsteresenärer. Den ökade användningen av tjänsteresenärer kan innebära riskexponering från ett skatteperspektiv genom att fasta driftställen skapas samt allokering av kostnader granskas ingående. Vi skall inte heller glömma bort att individerna själva riskerar att bli skattskyldiga i de länder där de arbetar.

I rapporten ”Moving People with Purpose – short term business visitors governance” belyser PwC hur en framgångsrik hantering av tjänsteresenärer kan se ut från ett strategiskt perspektiv.

Sex nyckelfaktorer för en framgångsrik hantering av tjänsteresenärer

1. De funktioner som arbetar med tjänsteresenärer behöver ha ett tydligt mandat från företagets ledning. Mandatet ska utgå från företagets strategiska mål.
2. Policies och processer måste vara utformade i linje med de övergripande strategiska målen där tjänsteresenärer är inbegripna. Relevanta intressenter behöver förstå de övergripande målen och den strategiska betydelsen av användandet av tjänstresenärer.
3. Ägarskap och ansvar måste tydligt definieras. Vem gör vad och i vilken ordning?
4. Organisationen som helhet måste informeras om de utmaningar och risker som finns relaterade till tjänsteresenärer. Vet ansvarig chef vilka risker en tjänsteresenär kan innebära för företaget?
5. Organisationen måste vara flexibel för att uppnå en effektiv användning av tjänsteresenärer samtidigt som att rätt sak görs på rätt sätt.
6. Lämpliga verktyg och relevant teknologi bör finnas för att ha kontroll på tjänsteresenärers resmönster. Utan en effektiv teknologi är det inte möjligt att bedöma risker och nyttja möjligheter. Bra och effektiva verktyg leder även till ökad kostnadskontroll.

Sammantaget är det hög tid att agera för att nå en framgångsrik och korrekt hantering av företagets tjänsteresenärer.