Fortsatt hemarbete efter lättade restriktioner - vilka blir skattekonsekvenserna?

I kölvattnet av coronapandemin har arbetssituationen förändrats för många kontorsanställda. Efter att helt ha arbetat hemifrån under en längre period har nya behov uppstått. Hemarbetet har gått från att vara en rekommendation från regeringen till att bli ett etablerat och mer flexibelt arbetssätt. I takt med denna förändring aktualiseras nya frågor: Vilka blir de skattemässiga konsekvenserna för arbetsgivare och arbetstagare när hemarbetet fortsätter efter att restriktionerna har hävts?

Nytt tjänsteställe till följd av omfattande hemarbete

Var en anställd har sitt så kallade tjänsteställe påverkar bland annat bedömningen om vad som är tjänsteresa eller arbetsresa. Som huvudregel avgörs frågan av var den anställde arbetar flest dagar under en längre period, vanligtvis en tvåårsperiod, men även andra faktorer kan ha betydelse. Om den anställde till exempel arbetar två dagar hemifrån och tre dagar på arbetsgivarens kontor räknas kontoret som tjänstestället. Om hemarbetet i stället överväger kan det bland annat ha betydelse för bedömningen hur arbetsplatsen i bostaden är utformad och om arbetsgivaren bekostat någon utrustning i hemmet eller ingått ett särskilt avtal med den anställde om distansarbete.

För anställda som reser mycket i tjänsten är det viktigt att avgöra vart den anställda har sitt tjänsteställe då det avgör om en resa ska betraktas som tjänsteresa eller inte. Bedömningen måste göras från fall till fall.

Skatteverket har meddelat att arbetsgivarens kontor kvarstår som tjänsteställe under en period av åtminstone två år för anställda som under 2020 tillfälligt började arbeta hemifrån till följd av coronapandemin. Detta gäller under förutsättning att avsikten är att den anställda ska återgå till kontoret så snart detta kan ske. Om förhållandena ändras innan dess ska en ny bedömning göras.

För de arbetsgivare som nu sätter en ny policy för hemarbete kan det vara värt att beakta den här aspekten.

Förmånsbeskattning vid hemlån av elektronisk utrustning m.m.

För att möjliggöra hemarbete har många arbetsgivare försett sina anställda med olika arbetsredskap som datorer, bildskärmar, kontorsstolar etc. Arbetsredskapen har använts utanför den ordinarie arbetsplatsen och därmed gett de anställda möjlighet att även använda utrustningen för privat bruk. Som huvudregel är förmåner som erhålls på grund av en anställning skattepliktiga, men det finns vissa undantag.

• För att kunna sköta sitt arbete. Förmån för utrustning som lånas hem från arbetsgivaren ska inte tas upp om utrustningen är en förutsättning för att den anställda ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Om en anställd däremot lånar hem utrustning som inte är av väsentlig betydelse för att denne ska kunna utföra sina arbetsuppgifter är möjligheten att använda utrustningen en skattepliktig förmån - oavsett om den används eller inte. I dessa fall är det viktigt att det finns dokumentation som visar att utrustningen inte får användas för privat bruk för att förmånsbeskattning inte ska uppstå.
  
  
• Av begränsat värde. Vidare ska värdet av förmånen vara begränsad och den privata användaren ska inte enkelt kunna särskiljas från nyttan i anställningen. För att privat användning av elektronisk utrustning såsom mobiltelefoni, bredband etc ska vara skattefri krävs att arbetsgivaren har tecknat ett abonnemang med en fast avgift, det vill säga att arbetsgivarens kostnader inte ökar till följd av den anställdas privata användning. Privat användning av tjänster som faktureras utöver vad som ingår i det fasta abonnemanget omfattas inte av skattefriheten.

Om arbetsgivaren bekostar utrustning till den anställdes hem, som den anställde får behålla, är det i princip alltid en skattepliktig förmån. Notera att förmånsvärdet ska motsvara vad det hade kostat för den anställde att köpa samma vara, även om arbetsgivaren kanske haft tillgång till rabatter och särskilda erbjudanden som minskat företagets kostnad.

För de företag som tillhandahåller utrustning i hemmet är det därför viktigt att dokumentera om det är utlåning eller något annat och vad som gäller för de anställda.