Obligatorisk e-fakturering till kommuner, landsting och myndigheter

Den 1 april i år träder en ny lag ikraft som innebär att leverantörer ska ställa ut fakturor elektroniskt vid försäljningar till kommuner, landsting, myndigheter och kommunala bolag. Det kommer också att bli obligatoriskt för dessa parter att acceptera och behandla elektroniska fakturor som ställs ut till följd av offentlig upphandling.

Den nya lagen, som bygger på ett EU-direktiv, innebär att alla försäljningar som sker till följd av offentlig upphandling från den 1 april i år omfattas av kravet på elektronisk fakturering. Om en försäljning är baserad på ett ramavtal gäller kravet på elektronisk fakturering för fakturor som utfärdats till följd av upphandlingar som påbörjats efter den 1 april 2019.

Med elektronisk faktura menas fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. Däremot anses inte PDF-fakturor vara elektroniska fakturor, så att maila över en PDF-faktura innebär inte att kravet på elektronisk faktura är uppfyllt. Enligt EU-direktivet och den svenska lagen ska upphandlande myndighet och enhet kunna ta emot och hantera elektroniska fakturor som överensstämmer med den europeiska standarden för elektronisk fakturering. För svensk del är det Open PEPPOL:s faktura, PEPPOL BIS Billing 3 som är rekommenderad som SFTI Standard*. Det finns dock möjlighet för köpare och säljare att avtala om annan standard för elektronisk fakturering.

Enligt den nya lagen kan DIGG, Myndigheten för digital förvaltning, förelägga leverantörer att se till att de fakturor som leverantören sänder är elektroniska på det sätt som anges i lagtexten. Ett sådant föreläggande kan också förenas med vite.

Många kommuner och landsting har redan ett förfarande med skanning av pappersfakturor vilket innebär att det redan finns ett internt elektroniskt flöde. Steget till att godkänna och attestera fakturor elektroniskt är i dessa fall inte så stort även om de nya reglerna innebär ett förändrat arbetssätt.

Vad innebär detta för dig som leverantör till offentlig sektor?

• För alla tillhandahållanden som sker efter den 1 april 2019 (vid löpande ramavtal gäller dock kravet för fakturor som ställs ut till följd av upphandlingar som skett efter den 1 april 2019) måste elektroniska fakturor ställas ut vid försäljning till kommuner, landsting och myndigheter, men också till kommunala bolag.
• Köparen är skyldig att godta elektroniska fakturor men om regelverket inte följs är det leverantören som riskerar ett föreläggande med vite från DIGG.
• Som leverantör måste du också säkerställa att du har rätt lösning för att kunna erbjuda elektroniska fakturor.
• Kom ihåg att PDF-fakturor inte är samma sak som en elektronisk faktura.

För att läsa mer om elektronisk fakturering i den offentliga sektorn rekommenderar vi följande länkar:

Direktiv 2014/55/EU

Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling

*PEPPOL är det Europeiska nätverket för elektronisk handel, och PEPPOL Bis Billing 3 är en standard som kan användas vid fakturering. STFI står för "Single face to Industry" och bakom STFI står bland annat Sveriges kommuner och landsting, DIGG och upphandlingsmyndigheten.

Skriven av: Christina Grape och Annie Lyding