Avdrag för representationskostnader – nu har förtydliganden kommit!

Som vi tidigare skrivit om på Tax matters ändras reglerna kring avdragsrätt för representation vid årsskiftet. Skatteverket har nu kommit med ett ställningstagande gällande hur avdragsrätten för moms ska beräknas vid representation. Avdragsrätten för moms medges enligt de nya reglerna på ett beskattningsunderlag om högst 300 kronor. Samtidigt slopas möjligheten att inkomstskatterättsligt göra avdrag för representationskostnader som avser lunch, middag, supé eller annan förtäring. Övergångsbestämmelserna lämnar dock en öppning för bolag som har brutet räkenskapsår att tillämpa de gamla inkomstskatterättsliga bestämmelserna fram till dess att det nya räkenskapsåret börjar.

Syftet med de nya bestämmelserna är att slopa avdragsrätten vid inkomstbeskattningen för kostnader avseende måltider och liknande förtäring i samband med representation. Avdrag i inkomstskattehänseende får endast göras för utgifter för förfriskningar och enklare förtäring som inte kan anses som en måltid och som är av mindre värde. Som exempel nämns kaffe, te, kakor och enklare smörgås. Istället införs en utökad avdragsrätt för moms på representationskostnader för måltider eller liknande förtäring. Med måltid och enklare förtäring avses i detta avseende allt som är ät- eller drickbart. Någon åtskillnad görs inte mellan intern och extern representation.

Skatteverket påpekar i ställningstagandet att en förutsättning för att avdrag för ingående moms ska medges är att representationsutgifterna har ett omedelbart samband med verksamheten, till exempel i form av inledande eller upprätthållande av affärsförbindelser. Kostnaderna får inte heller gå utöver vad som anses vara skäligt. Ledning för bedömningen om vad som anses skäligt, samt om utgifterna kan ha ett omedelbart samband med verksamheten, går att finna i tidigare praxis. Den nya lagstiftningen innebär ingen förändring i denna del.

Vidare gäller precis som tidigare att den skattskyldige måste bedriva en verksamhet som i sin helhet medför avdragsrätt eller rätt till återbetalning av moms för att fullt ut kunna utnyttja möjligheten att göra avdrag för moms på representationskostnader. Det bör också poängteras att representation i andra sammanhang än i samband med förtäring inte berörs av ändringen i momslagen. Möjligheten att göra avdrag för ingående moms på exempelvis biljetter till evenemang och representationsgåvor är således oförändrad.

I korthet kan Skatteverkets riktlinjer beskrivas på följande sätt:

Mat och alkoholfri dryck (skattesats 12 procent) – faktisk kostnad

• Det är endast representationskostnader på maximalt 300 kronor (exklusive moms) per person och tillfälle som berättigar till momsavdrag. De nya reglerna innebär att beloppsgränsen blir samma för såväl extern som intern representation. Avdrag för ingående moms kan alltså medges med högst 36 kronor (12 % x 300 kr) per person och tillfälle.
• En utgift för lunch, middag eller supé på 300 kronor per person och måltid anses normalt som skäligt enligt Skatteverket om förutsättningarna för avdrag är uppfyllda i övrigt. Motsvarande bör också gälla för förtäring vid demonstration eller visning för företagsgrupper eller andra yrkesutövare som är av betydelse för företaget.

Mat och alkoholhaltig dryck (skattesatser 12 och 25 procent) - proportionering

• Om kostnaden avser både mat (12 procent moms) och alkohol, det vill säga spritdrycker, vin eller starköl (25 procent moms), men den totala kostnaden exklusive moms är maximalt 300 kronor, kan avdrag medges med det momsbelopp som belöper på den faktiska kostnaden.
• I de fall kostnaden överstiger 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle måste avdragsrätten för moms bestämmas efter en proportionering av den faktiska kostnaden för mat respektive alkoholhaltiga drycker.
• Detta innebär i praktiken att om den totala kostnaden exklusive moms per person är 500 kronor (300 kronor mat och 200 kronor alkohol) måste en proportionering av det avdragsberättigade underlaget om 300 kronor göras. En sådan proportionering innebär att 120 kronor ((200/500) x 300 kr) av det totala underlaget avser dryck och 180 kronor av det totala underlaget avser mat ((300/500) x 300 kr). Avdrag för moms kan då medges med högst 30 kronor (120 kr x 25 %) för dryck och 21,6 kronor (180 x 12 %) för mat, det vill säga totalt 51,6 kronor.

Mat och alkoholhaltig dryck (skattesatser 12 och 25 procent) – schablon

• Som ett alternativ till att göra en proportionerlig beräkning av den faktiska kostnaden enligt ovan anser Skatteverket att den skattskyldige istället kan välja att beräkna avdraget utifrån en förenklad schablon. Schablonen innebär att avdrag för ingående moms medges med skäliga 46 kronor per person och tillfälle.
• Schablonen kan endast tillämpas om representationskostnaderna överstiger 300 kronor exklusive moms och den debiterade momsen uppgår till minst 46 kronor per person och tillfälle.

Sammansatt tillhandahållande (skattesats 25 procent)

• I de fall representationskostnaden i sin helhet är belagd med 25 procent moms kan avdrag för ingående moms medges med maximalt 75 kronor (25 % x 300 kr) per person och tillfälle.

Förändringen av momslagen träder i kraft den 1 januari 2017 och det utökade avdraget för ingående moms kan tillämpas av samtliga företag från och med årsskiftet. Även den slopade avdragsrätten i inkomstbeskattningen träder i kraft den 1 januari 2017. Övergångsbestämmelserna möjliggör dock för företag som har brutet räkenskapsår att tillämpa de gamla inkomstskatterättliga bestämmelserna fram till dess att det nya räkenskapsåret börjar. Ett företag med räkenskapsår 1/7-30/6 kan således fortsätta att göra avdrag för representationskostnader i enlighet med de gamla reglerna till och med 30 juni 2017.

Kommentar

Tidigare har olika beloppsgränser för avdrag gällt för samma utgifter, till exempel om representationen varit extern eller intern, samt om alkohol ingått i representationen. Företagen har upplevt skillnaderna som opraktiska och krångliga att hålla reda på. Förhoppningen är att de nya reglerna ska förenkla denna hantering.

De nya reglerna förenklar sannolikt hanteringen för många företag. Dock kommer bedömningar, som många affärssystem inte är anpassade för, även fortsättningsvis att behöva göras i de fall tillhandahållandena innehåller olika skattesatser.