Så framtidssäkrar du skattefunktionen - se över processerna

På senare år har skattetransparens blivit ett allt vanligare begrepp. I flera länder ställer myndigheter, investerare och kunder krav på en rapportering av indirekta skatter som sker näst intill i realtid. För att leva upp till kraven behöver företag anpassade och effektiva system som klarar av företagets unika behov. Här fortsätter vår artikelserie om Tax Function Effectiveness som denna gång handlar om effektiv datahantering och automatisering av processer.

Det är inte längre bara myndigheter som ställer krav på transparens utan idag görs detta även, och kanske i än högre grad, av investerare och kunder. En praktisk effekt av ökad transparens är att det i flera länder ställs krav på en rapportering avseende indirekta skatter som sker näst intill i realtid. Det kräver stora ansträngningar och implementering av sofistikerade processer i en koncerns ERP-system för att uppfylla de rapporterings- och arkiveringskrav som ställs av myndigheterna. Det är därför avgörande för efterlevnad och för en smidig affärsdrift att man har ett adekvat systemstöd som uppfyller dessa krav.

Seminarium om tax engines

Ett alternativ kan vara en så kallad tax engine och med anledning av detta höll vi för en tid sedan ett seminarium tillsammans med våra nordiska kollegor om hur tax engines fungerar samt vilka fördelar de kan medföra och hur ett implementeringsprojekt kan se ut. Här följer en komprimerad sammanfattning av seminariet och om det låter intressant eller om ni har frågor är ni välkomna att kontakta någon av undertecknade. För dig som är intresserad av att lära dig mer kring hur en skattefunktion kan digitaliseras och effektiviseras kan vi även tipsa om det seminarium som vi kommer hålla i september på detta tema.

Läs mer och anmäl dig här: Basic training in Data, Analytics & Automation for tax functions

Vad är en tax engine?

En tax engine är en applikation som innehåller en logisk gruppering av regler och skattesatser för en stor mängd olika länder och som gör det möjligt att automatisera beräkningar och kategoriseringar avseende indirekta skatter. Tax engines kan stödja ett brett utbud av indirekta skatter, inklusive moms, GST och Sales and Use Tax.

Fördelar med att använda en tax engine

• Innehåll: En tax engine underhålls och uppdateras centralt och kan upprätthålla globala indirekta skattesatser och produktspecifika skattekoder oberoende av företagen som använder den. Detta gör att reglerna för fastställande av indirekt skatt uppdateras automatiskt utan att man behöver lägga tid och ansträngning på att spåra ändringar av regler och skattesatser för indirekt skatt och översätta dessa lokala konfigurationer.
• Automatisering: Många fakturerings- och inköpssystem är begränsade i det sätt på vilket de kan fastställa och rapportera indirekta skatter vilket gör att många transaktioner kräver manuell handpåläggning. En tax engine kan utesluta eller åtminstone avsevärt minska nivån av manuella ingrepp som krävs. Detta, i kombination med automatiska innehållsuppdateringar, leder till mer exakt bestämning av indirekt skatt och därmed en lägre risk.
• Skalbarhet, säkerhet och tillförlitlighet: Tax engines är numera molnbaserade och möjliggör en vid behov-åtkomst till en delad pool av datorresurser (till exempel nätverk, servrar, lagring, applikationer och tjänster) som snabbt kan adderas eller reduceras med minimal användarinsats eller interaktion med tjänsteleverantören. Detta reducerar kraftigt behoven av att investera i infrastruktur medan verksamheten växer.

• En global lösning: Tax engines tillåter en global och harmoniserad lösning för att hantera de indirekta skatterna inom en koncern, något som påverkar företaget på många sätt, bland annat genom ökad produktivitet och effektivitet samtidigt som arbetsinsatsen för att uppnå detta kan reduceras och timmarna kan läggas på mer utvecklande och strategiskt arbete istället.

Hur fungerar det?

En tax engine är en programvara från tredje part som måste implementeras och kopplas till det system som företaget använder för att behandla dess transaktioner (normalt deras ERP). En tax engine kan kopplas till många olika källsystem vilket till exempel möjliggör en gemensam lösning i en koncern där man har olika system i olika länder eller underkoncerner.

Nedan visas översiktligt hur en integration mellan ett källsystem och en tax engine fungerar. Ur ett slutanvändarperspektiv kommer källsystemet att skicka olika transaktionsinformation och tax engine kommer att svara med skattesats, belopp och skattekod.

Inom PwC-nätverket finns stor erfarenhet av att implementera tax engines för kunder, och vi har varit involverade i tax engine-projekt i mer än 70 länder. Det är ett komplext arbete men tax engine-projekt är långt ifrån kärnfysik, de följer en definierad projektplan, som i kombination med vår kunskap och erfarenhet borgar för en positiv kundupplevelse.

Om skattefunktionens medarbetare i kommande artikel

I nästa artikel i serien Tax Function Effectiveness kommer vi beröra frågan om framtidens medarbetare på skattefunktionen. Hur ser rollfördelningen och ansvarsområden ut?