Hur ska moms redovisas när kunden inte kan betala?

Just nu är risken större än vanligt att kunder får betalningssvårigheter. I december förra året gick Skatteverket ut med ett ställningstagande som förenklar företags hantering av moms vid kundförluster. Här svarar vi på frågor om hur ditt företag ska hantera momsen när kunden inte kan betala.

När en kund på grund av bristande betalningsförmåga inte kan betala för köpta varor eller tjänster leder detta ofta till en kundförlust. Men hur ska moms avseende kundförlusten redovisas och vad krävs för att utebliven betalning ska klassas som en kundförlust?

Hur ska kundförluster redovisas i momsdeklarationen?

Vid en konstaterad kundförlust ska säljaren sätta ner både underlaget för momspliktig försäljning och den utgående momsen med värdet på förlusten i den period kundförlusten har konstaterats. I momsdeklarationen redovisas minskningen av den momspliktiga försäljningen i ruta 5 och minskningen av den utgående momsen i ruta 10, 11 eller 12, beroende på vilken momssats som gäller. Observera att beskattningsunderlaget inte ska sättas ned till noll när kundförlusten uppkommit i en situation där en hyresvärd erhållit statligt stöd för hyresrabatt.

Läs även: Momsredovisning under coronakrisen

Ska kreditfaktura utfärdas?

Vid kundförluster behöver som regel inte säljaren utfärda en kreditfaktura till köparen. Detta är dock i andra fall nödvändigt för att kunna sätta ned beskattningsunderlaget för moms.

Vad klassas som en konstaterad kundförlust?

För att en fordran ska klassas som en konstaterad kundförlust ska säljaren visa att det är sannolikt att köparen inte kommer betala en fordran. Detta kan bero på att kunden saknar betalningsförmåga eller på att fordran av andra skäl i praktiken är omöjlig att driva in. En fordran på en köpare som är försatt i konkurs anses till exempel som utgångspunkt vara en kundförlust. Vid bedömningen av om en kundförlust föreligger ska hänsyn tas till samtliga relevanta omständigheter i det enskilda fallet. En konstaterad kundförlust kan därför till exempel ha uppkommit om säljaren har överlämnat sin fordran till Kronofogden som därefter har upprättat en utredningsrapport där det framgår att köparen saknar tillgångar till full betalning av skulden.

Bedömningen av om en kundförlust har uppkommit ska göras för varje kundfordran. Någon kollektiv nedskrivning av beskattningsunderlaget får därför inte göras.

Det är inte heller en kundförlust endast på grund av att säljare och köpare har en tvist om betalningens storlek.

Om kundförlusten är konstaterad kan nedsättning av beskattningsunderlaget för utgående moms ske.

I vissa undantagsfall behöver säljaren inte visa att det är sannolikt att köparen inte kommer betala.

Kundens skuld är lägre än 1000 kronor

För kundfordringar som understiger 1000 kronor har Skatteverket av praktiska skäl lättat på kravet att man måste visa att köparen saknar betalningsförmåga. Det krävs dock att det gått 8 månader sedan fordran förföll till betalning och att betalningspåminnelse samt inkassokrav har skickats ut.

Andra fall när en kundförlust ska anses konstaterad

Det kan också finnas fall där det är mycket svårt eller nästan omöjligt för säljaren att göra sannolikt att köparen saknar möjlighet att betala sin skuld. Ett exempel är om köparen inte är bosatt eller etablerad i Sverige och saknar tillgångar här. Det kan då bli kostsamt för säljaren att driva in skulden. Är fordringsbeloppet lägre än de kostnader som skäligen kan beräknas uppkomma för säljaren vid fortsatta indrivningsåtgärder i utlandet kan fordran ses som i praktiken omöjlig att driva in. Då anses kundförlusten konstaterad.

Det är dock mycket viktigt att säljaren i tveksamma fall kommunicerar med Skatteverket att en kundförlust är konstaterad och att den utgående momsen justeras. Detta för att undvika risk för skattetillägg.

Vad gäller vid till exempel ackord, kvittningar och konkurser?

Skatteverket har också lämnat synpunkter på hur momsen ska hanteras vid ackord, konkurser, kvittningar med mera. I sådana situationer är det viktigt att göra en individuell analys av situationen för att hantera momsen korrekt. Det är i dessa fall inte ovanligt att en kundförlust inte anses uppkomma och att det därför inte finns en rätt att återfå inbetald moms med mindre än att en kreditfaktura ställs ut. Det innebär förstås att kunden kan kräva nedsättningen av priset åter från säljaren.

Om priset på en vara eller en tjänst sätts ned i efterhand, exempelvis vid ackord, föreligger inte en kundförlust enligt Skatteverket. Skatteverket har nyligen ändrat sin tolkning i detta avseende. Skatteverket anser numera att om priset på en vara eller tjänst sätts ned i efterhand vid underhands- eller offentligt ackord så uppkommer det inte någon kundförlust. Tolkningen innebär att den som till följd av ett ackord inte kommer få fullt betalt för sin kundfordran måste utfärda och sända över en kreditfaktura till sin kund för att kunna återfå momsen på den del av fakturan som inte betalas till följd av ackordet. Det medför då också att kunden måste justera sitt eventuella momsavdrag i motsvarande mån.

Även vid andra prisnedsättningar i efterhand får beskattningsunderlaget endast sättas ned om säljaren utfärdar en kreditfaktura till köparen. Köparen är då också skyldig att återföra eventuell ingående moms som dragits av.

Kommentar

Skatteverkets ställningstagande underlättar företagens hantering av kundförluster genom ett förenklat förfarande vad gäller bland annat obetalda fakturor av mindre värde. Det är välkommet särskilt för företag som säljer varor och tjänster av mindre värde till många kunder.. Huvudregeln är dock fortfarande att det krävs en individuell bedömning av varje faktura när säljaren ska bedöma om en konstaterad kundförlust uppkommit. Ställningstagandet innebär också att Skatteverket har ändrat sitt synsätt på ackord. Skatteverket uttalar även att ackord med mera är prisnedsättningar, inte kundförluster. Frågan har ännu inte prövats av svensk domstol.