Så skapar du ett strukturerat och effektivt styrelsearbete!

Har du kommit till ett styrelsemöte utan att ha läst igenom agendan och annat material som skickats ut? Eller deltagit i ett styrelsemöte med alltför långa diskussioner som gjort att ni fått skjuta upp viktiga beslut? I vår bloggserie, Rätt sätt i styrelsearbete, ger vi tips och råd på hur du kan göra skillnad i styrelserummet. I detta inlägg, det fjärde och sista i vår serie, guidar vid dig till ett strukturerat och effektivt styrelsearbete.

Prioritera vilka områden styrelsen ska fokusera på

En styrelseundersökning som PwC genomförde 2017 visar att prioritering av styrelsearbete är ett av de områden som ledamöterna anser vara mest angeläget att utveckla. Tiden i och utanför styrelserummet är begränsad och därför gäller det att välja vilka områden som styrelsen ska fokusera på under året och vilka områden som ska prioriteras bort. Exempel på fokusområden kan vara omvärldsanalys, tillväxtstrategi, GDPR, och hållbarhet.

Hur mycket tid lägger ni i styrelsen på strategiska, framåtriktade frågor i förhållande till frågor som snarare berör dåtid och nutid? En tumregel kan vara att försöka lägga ¾ av tiden på framåtriktade frågor, men självklart kan behovet variera beroende på företagets situation.

Läs också: Få till den perfekta styrelsen - så ska du tänka!

Ta fram en årsplan för styrelseåret

Hur många möten brukar ni ha varje år? 6-8 är ganska vanligt i ett medelstort företag men det kan självklart behöva anpassas vid exempelvis en större förändring i företaget.

Oavsett hur många möten ni väljer att ha är det bra att jobba med en årsplan för att få en tydlig bild över hur året ska disponeras. Planera in mötena i årsplanen och fördela därefter ut era fokusområden.

Detta bör framgå av årsplanen:

• Antal styrelsemöten under året och tidpunkt för när de ska hållas.
• Övergripande innehåll:
  - Fokusområden och vid vilket/vilka möten ni ska behandla dessa
  - Övriga styrelsefrågor och vid vilket/vilka möten detta ska tas upp, exempelvis strategiarbete, affärsplan, budget, riskanalys, styrelseutvärdering samt genomgång av årsredovisning och rapportering från revisor.

Tips: Ha inte samma dagordning vid varje möte!

Så blir styrelsemötet effektivt

För att ett styrelsemöte ska bli så effektivt som möjligt är förberedelserna viktiga. Kallelse med agenda och övrigt styrelsematerial bör skickas ut i god tid före mötet (gärna minst en vecka innan) så att samtliga ledamöter hinner läsa in sig.

Läs också: Styrelseledamot - detta ingår i rollen!

Som nämndes inledningsvis är det lätt att diskussioner tar överhand och tiden flyger iväg. I och med att tiden i styrelserummet är begränsad är det bra att lägga fokus på beslut, diskussioner och uppföljning. Försök så långt som möjligt att låta rena informationspunkter ingå i kallelsematerialet för att skapa tid för diskussions- och beslutspunkter. Det är viktigt att styrelseordförande ser till att styrelsen hinner med hela den förutbestämda agendan. Därför kan det vara bra att tidsätta respektive agendapunkt i förväg. Om tidsbrist ändå skulle uppstå är det bättre att bordlägga någon fråga än att hantera den alltför hastigt.

4 avslutande tips för ett effektivt styrelsearbete:

• Agenda och förberedelse är A & O
• Hjälp varandra i styrelsen att hålla rätt fokus
• Beslut betyder val – (lägga till/välja bort) annars är det inte ett beslut
• Ju mer ni styr i smått desto mindre i stort

Läs också: Därför bör ditt företag ha en aktiv styrelse