Tydlig rollfördelning mellan ägare, styrelse och VD – så gör ni!

I ett expansivt aktiebolag kan fler och större frågor leda till förvirring om vem som tar vilka beslut. Här är förslag på hur styrelsen, ägare och VD genom en tydlig rollfördelning och struktur kan få bättre förutsättningar att skapa värde.

I mindre företag med en ägare så upplevs det ofta att det inte finns något behov av en tydlig rollfördelning mellan, ägare, styrelse och VD då detta är en och samma person eller möjligen två personer. Även vid ett visst skede i ett bolag, exempelvis i uppstarten, kan det upplevas som en fördel med personunion mellan dessa olika bolagsorgan då det kan snabba på beslutsprocessen.

Lagstiftningen utgår dock ifrån att det finns en tydlig rollfördelning mellan de olika bolagsorganen. Och funderar ni på att ta in externa styrelseledamöter och/eller en extern VD ökar värdet och fördelarna med detta.

Läs också: 5 anledningar att utöka företagets styrelse

Ägardirektiv med mål

Grunden till en tydlig rollfördelning bör börja med att ägaren skriver ner vad bolaget ska uppnå. Dessa mål som ägaren sätter bör vara kortfattade och tydliga. Exempelvis kring inriktning och finansiella mål som lönsamhet och tillväxt, eller marknadsandel.

Strategi 

Utifrån ägardirektivet tar styrelsen fram en strategi för bolaget. Strategin för bolaget bör vara mer detaljerad än ägardirektivet men kan till en början vara ganska övergripande för att successivt utvecklas. Här kan även VD får till uppgift att utveckla vissa delar på uppdrag av styrelsen. Strategin bör innehålla:  

• En nulägesbeskrivning gällande ekonomi, försäljning, produkter, marknad och organisation, samt affärsidé.
• En vision på 3-5 års sikt.
• Ekonomiska mål på 1-3 år kopplat till exempelvis omsättning, lönsamhet och likviditet. Hur ser marknadspotentialen ut, storlek, konkurrenter, geografisk? Var ska fokus läggas det närmaste året? Bra om styrelsen tar ett inriktningsbeslut, men här kan VD med fördel jobba vidare.

Läs också: 6 tips på hur din ledningsgrupp kan få tid att jobba med strategi

Aktiviteter och resursbehov för att nå målen

Baserat på strategin görs en lista, ofta av VD, kring hur målen ska nås – behov av exempelvis personal, finansiering och marknadsaktiviteter. Denna uppgift är det vanligt att VD får jobba med till kommande styrelsemöten.

Läs också: Så når du målen i din affärsplan

Struktur ger tydlig rollfördelning ägare/styrelse/VD

När ägardirektiv och strategi är på plats blir det lättare att se rollerna och få styrelse och VD att arbeta värdeskapande. Även om det finns personer som har flera olika roller i företaget så underlättar denna struktur och tydlighet arbetet inom de olika bolagsorganen:

• I styrelsen diskuteras frågor som rör bolagets strategi och inte ägarfrågor.
• VD ska arbeta med den strategi som styrelsen godkänt oavsett vad till exempel en anställd ägare anser.
• Ägaren kan självklart ge VD råd, tips och stöttning i implementeringen av strategin, men en förändring av bolagets strategi får först tas upp med eventuella övriga ägare. Därefter tas en diskussion med styrelsen i ett formaliserat ägarmöte (beroende på antalet delägare och storlek på bolag) där ägardirektivet också ses över.

Läs också: Få till den perfekta styrelsen - så ska du tänka!