ViDA innebär nya krav på e-fakturering och digital rapportering inom EU. I den första delen av vår artikelserie tittar vi närmare på vad reglerna innebär i praktiken, hur utvecklingen ser ut i Europa och varför företag nu bör börja se över sina system och processer.
Digital Reporting Requirements (DRR) är den första av ViDA:s tre pelare och innebär att digital rapportering baserad på e-fakturering införs för gränsöverskridande transaktioner inom EU från 2030.
E-fakturering och e-rapportering
Kärnan i DRR är att periodisk, sammanställd rapportering ersätts av löpande rapportering transaktion för transaktion.
Från den 1 juli 2030 ska fakturor för gränsöverskridande B2B-transaktioner inom EU utfärdas som strukturerade e-fakturor enligt den europeiska standarden EN 16931, senast tio dagar efter den beskattningsgrundande händelsen. En strukturerad e-faktura utfärdas, skickas och tas emot i ett format som kan behandlas automatiskt, och säljaren ska rapportera fakturauppgifterna till skattemyndigheten i samband med att fakturan utfärdas. Samtidigt avskaffas periodiska sammanställningar (ECSL), eftersom den nya rapporteringen ersätter dem. Köparen ska i sin tur som huvudregel rapportera mottagna fakturor inom fem dagar, men medlemsstaterna kan dock välja bort köparens rapportering om de bedömer att säljarens rapportering ger tillräckliga garantier. Uppgifterna samlas i en ny central databas hos kommissionen, Central VIES, där säljarens och köparens uppgifter stäms av automatiskt.
Reglerna för 2030 gäller gränsöverskridande transaktioner. Medlemsstaterna kan dock välja att införa motsvarande krav även för inhemska transaktioner, och sedan april 2025 behövs inte längre ett särskilt tillstånd från EU för att införa obligatorisk inhemsk e-fakturering. Länder som hade ett inhemskt realtidsrapporteringssystem på plats den 1 januari 2024, eller som före det datumet fått tillstånd att införa ett, har fram till den 1 januari 2035 på sig att anpassa systemet till EU:s modell.
E-fakturering är redan verklighet i stora delar av Europa
ViDA är en del av en bredare utveckling, och många länder har inte väntat på EU:s regler. Några länder, till exempel Italien, Belgien, Tyskland, Polen och Frankrike, har redan helt eller delvis infört obligatorisk e-fakturering. Andra länder, till exempel Slovakien, Spanien och Nederländerna, har aviserat motsvarande krav, och utanför EU gör Norge detsamma.
I vissa länder gäller kraven både e-fakturering och e-rapportering. I Frankrike ska företagen till exempel både utfärda e-fakturor och rapportera transaktionsuppgifter. Spanien har sedan länge ett system för rapportering av momsuppgifter i nära realtid, SII. Nederländerna planerar att införa såväl e-fakturering som e-rapportering för lokala transaktioner. I vissa länder passerar fakturan en statlig plattform innan den når köparen, medan andra använder godkända plattformar eller rapportering i efterhand. Grunden är den gemensamma europeiska standarden EN 16931, men länderna får införa egna lokala varianter. Ett företag med verksamhet i flera länder kan därför behöva e-fakturera och e-rapportera även innan 2030 och behöver dessutom kunna hantera flera olika regelverk parallellt.
Hur ser det ut i Sverige?
I Sverige är läget än så länge inte helt klarlagt. E-faktura krävs redan i dag mot offentlig sektor när leverantörer ska utfärda e-fakturor till följd av en offentlig upphandling, och man måste införa ViDA:s regler avseende gränsöverskridande transaktioner. Det är dock ännu oklart huruvida e-fakturering och e-rapportering även ska införas för inhemska transaktioner. En statlig utredning ska ta ställning till det och redovisa sitt uppdrag senast den 30 november 2027. Svenska företag bör därför vara medvetna om att ytterligare lokala krav kan bli aktuella.
Kommentar: Mer än en momsfråga
Det är lätt att se ViDA som en fråga enbart för momsavdelningen, men e-fakturering är i grunden en affärsprocess som berör många delar av verksamheten, bland annat ekonomi, skatt, IT, inköp, försäljning och logistik. Datakvaliteten blir avgörande, eftersom det finns mindre utrymme för manuella rättelser när fakturorna ska läsas automatiskt och rapporteras inom några dagar. Omställningen kräver investeringar i system och processer, och att byta eller uppgradera system tar tid. Samtidigt kan ViDA innebära en möjlighet att förbättra processer och data, och företag som agerar tidigt kan uppnå högre effektivitet, vilket i längden kan leda till färre fel och lägre kostnader.
För svenska företag med handel inom EU, eller med bolag och registreringar i andra medlemsstater, är frågan inte längre om e-fakturering blir aktuell utan när och var. Vår bedömning är att den som börjar tidigt får både bättre kontroll och mer valfrihet. Vi rekommenderar att företag först kartlägger i vilka länder de har bolag, momsregistreringar eller kunder och vilka krav som redan gäller där, eftersom de första skyldigheterna för många kommer från nationella regler och inte från ViDA. Därefter bör man utvärdera dagens processer och system, involvera alla berörda funktioner och ta fram en samlad strategi.
Juli 2030 är inte långt borta när man betänker att data, system och processer kan behöva ställas om. Vår rekommendation är därför att börja redan nu, även om alla detaljer ännu inte är klara.
Se film: E-fakturering blir verklighet - är du redo för ViDA?
Stefan Anefur och Elif Agic Iversen, momsrådgivare på PwC, går igenom de nya reglerna för e-fakturering, vilka krav som väntar och hur företag kan förbereda sig för en smidig omställning. Filmen är 13 minuter lång.
Nästa del i serien
I nästa artikel går vi igenom ViDA:s andra pelare, de nya momsreglerna för plattformsekonomin. Den tredje och sista delen handlar om en gemensam momsregistrering.
PwC följer genomförandet av ViDA noga. Kontakta oss gärna för en diskussion om hur reglerna kan påverka er verksamhet. Vi hjälper er också gärna att kartlägga era nuvarande fakturerings- och rapporteringsflöden, identifiera glappen mot de nya kraven och ta fram en plan för omställningen.
Läs också: EU godkänner ViDA-paketet: Digital momsreform från 2027
