Tjänstepension - det här behöver du som arbetsgivare veta

Tjänstepensioner upplevs av många som en djungel av terminologi. Många gånger blir området nedprioriterat av arbetsgivare och att inte ha kontroll över de pensionsavtal man erbjuder sina anställda kan få konsekvenser. Vi förklarar vad du som arbetsgivare behöver ha koll på.

Efter ett yrkesverksamt liv förväntas en tjänsteman som fyller 65 kunna gå i pension med en pensionsförmån motsvarande ca 65 procent av den senast rapporterade lönen. Delar av detta finansieras genom arbetsgivaravgifter men en stor del finansieras genom arbetsgivarens avsättningar till olika tjänstepensionsavtal.

Olika pensionsavtal har olika rapporteringskrav

Arbetsgivaren är skyldig att rapportera i enlighet med vad avtalet säger och det finns i princip ingen preskriptionstid. Men rapporteringskraven kring olika avtal om pension skiljer sig åt på samma sätt som både redovisning och skatterapportering kan skilja sig åt beroende på de val som arbetsgivaren gjort.

Pensionsavtal kan bland annat vara

• ITP1 eller ITP2
• Alternativ ITP eller “tio-taggarlösningar” som det också kallas
• löne- eller bonusväxling till pension
• direktpension säkerställd med kapitalförsäkring.

Dessutom finns det komplicerade regler som reglerar vilka pensionskostnader en arbetsgivare kan få avdrag för och hur löneskatt på pensionskostnader ska hanteras. 

En översyn ökar chansen till effektivisering

En översyn är ett bra sätt att säkerställa att de olika rapporteringskraven följs och att inga misstag sker. Många gånger kan en översyn resultera i att arbetsgivaren upptäcker att det finns möjligheter att faktiskt sänka pensionskostnaden.

Enligt statistik från försäkringskassan är ca 5 till 10 procent av arbetsstyrkan på ett genomsnittligt svenskt företag frånvarande under året på grund av sjukskrivning eller föräldraledighet. Vanligtvis rapporteras pensioner i samband med dessa händelser manuellt. Bristande hantering i samband med dessa händelser kan med andra ord bli en avsevärd merkostnad.

Är den normala pensionskostnaden på företaget ca 5 mkr skulle mellan 250 till 500 tkr hanteras manuellt med risk för fel - och det bara under ett år. Är kostnaden istället 50 mkr skulle mellan 2,5 till 5,0 mkr hanteras manuellt med risk för fel.

Rätt pensionsutbetalning är arbetsgivarens ansvar

Oavsett om pensionsavtalen hanteras internt eller outsourcas till tredje part är det arbetsgivarens ansvar att säkerställa att rätt pension betalas. Vilket tillvägagångssätt som passar bäst varierar från företag till företag. Viktigast är att se till att det finns tydligt dokumenterade rutiner och god kunskap hos de som sköter avtalen.

Ett proaktivt förhållningssätt minskar risken för fel och ger också tillfredsställelsen att slippa oroa sig för kostsamma misstag som måste rättas till. Det innebär att du kan känna dig trygg med att

• anställda kommer få rätt pension utbetald vid pensionering
• du rapporterar i enlighet med gällande redovisningsregler
• rapporterar i enlighet med gällande skatteregler.

Som företagare finns det många frågor att fundera över, låt inte oron för pensionshanteringen bli en av dem.