Ordning och reda i ekonomifunktionen - en god investering

Att satsa på utveckling av företagets produkter och tjänster är självklart för de flesta. Det krävs för att hålla sig aktuell på marknaden. Kontinuerlig utveckling av företagets ekonomifunktion är för många inte lika självklart. Oavsett om ekonomifunktionen ses som en central strategisk enhet eller som ett administrativt stöd finns det mycket att vinna på att investera i dess utveckling. Ordning och reda kan ge en konkret avkastning.

Fastän ett företag hanterar sin redovisning och externrapportering tillfredsställande är det inte samma sak som att de har tillräcklig ordning och reda för att utnyttja ekonomifunktionens fulla potential. Det krävs investering i både tid och pengar för att utveckla ekonomifunktionen till att bli mer effektiv och värdeskapande. Vissa insatser är mer resurskrävande än andra. Risken finns att sådana investeringar blir nedprioriterade då de sällan är akuta. Att inte investera i sådan utveckling kan dock bli kostsamt i längden. 

Många känner till möjligheterna med digitalisering och automatisering. För de flesta företag handlar det inte om att byta ut hela ERP-systemet utan att utnyttja systemet fullt ut för att på så sätt tillgodogöra sig alla fördelar. Till det kommer processer och rutiner där det ofta finns stor potential för både effektivitetsförbättringar och ökad kvalitet på det som levereras. 

Potentiella förbättringsområden

Vilka insatser och förändringar som kan skapa värde för ditt företag varierar beroende på er verksamhet och var ni befinner er idag. Här följer några generella exempel för dig som äger och driver företag såväl som för dig som CFO. 

• Följ upp er lönsamhet – Att ni har en vinst på sista raden i resultaträkningen är givetvis bättre än det motsatta. Frågan är om ni vet var ni egentligen tjänar era pengar? Om ni har olika affärsområden, olika kundsegment eller stora säsongsvariationer, har ni ordning och reda nog att kunna följa upp de olika områdena på ett tillförlitligt sätt? Kan ni utifrån den informationen avgöra vilka områden ni bör utveckla och kanske vilka ni borde avveckla? 
  
  
• Se över ert rörelsekapital – De flesta entreprenörer vet att det är viktigt att följa kassaflöden, inte minst sedan vi fått ett högre ränteläge. Frågan är om ni har tillräckligt bra koll på ert rörelsekapital? Har ni mer kapital bundet i lager än vad ni behöver? Betalar kunderna när de borde? Rätt processer för påminnelser kan få snittkunden att betala närmare förfallodagen och eventuellt kan effektivare processer leda till att ni kan fakturera några dagar tidigare.
  
  
• Effektivisera bokslutsprocessen – Genom att se över och förbättra bokslutsprocessen kan ni frigöra både tid och öka kvaliteten. Om ett företag genom att arbeta smartare kan gå från att stänga sina månadsbokslut på 10 dagar till att klara det på 5 dagar, frigörs mycket tid till andra mer värdeskapande aktiviteter som analyser och prognoser som istället kan bidra till tillväxt och utveckling. 
  
  
• Digitalisera och automatisera – AI och vilka effekter det kommer att få är ett högaktuellt ämne och det verkar som att vi rör oss mot ett allt större inslag av AI. I dagsläget har många företag stora möjligheter att digitalisera och automatisera många manuella repetitiva moment på sina ekonomifunktioner. Det handlar inte om AI, utan snarare att utnyttja grundläggande digitala verktyg som funnits sedan ett tag tillbaka. 
  
  Genom att implementera dessa verktyg i de processer där de gör störst skillnad för er skapar ni förutom regelstyrd ordning och reda även högre effektivitet, ökad kvalitet och minskat personberoende. Skapar ni dessutom en organisationsstruktur med tydliga ansvarsområden och befogenheter minskar ni risken för fel och dubbelarbete så att alla aktiviteter utförs på ett enhetligt och korrekt sätt. 
  
  
• Öka kvaliteten på er internrapportering – Genom att löpande följa upp relevanta nyckeltal för er verksamhet, sammanställa rapporter och beslutsunderlag till ledning och övriga verksamhetsgrenar, bidrar ekonomifunktionen till värdefulla insikter som driver hela företaget i rätt riktning. Dessutom leder tydliga nyckeltal och tillförlitliga rapporter till att ni snabbt kan få en överblick över företagets ekonomiska hälsa för att kunna ta rätt beslut, men även för att identifiera eventuella avvikelser eller problem. På så vis kan ni i rätt tid vidta åtgärder. 
  
  Rapporteringen kan göras manuellt i Excel eller liknande, men det finns mycket att vinna på att automatisera den genom exempelvis PowerBI. Oavsett vilket verktyg ni väljer, kan det bidra med ett ökat värde så länge ni gör det med ordning och reda. 
  
  
• Budget och prognos – Om ni har en välorganiserad ekonomifunktion med effektiva rutiner och processer, frigör ni tid för att fokusera mer på budget- och prognosarbete. Grunden för ett kvalitativt budgetarbete är lättarbetad och korrekt historisk data, vilket gör att ni kan lägga mer tid på att blicka framåt. 

Avkastning på investeringen

Vissa förbättringar inom ordning och reda i ekonomifunktionen är lättare än andra att beräkna avkastningen på. Processförbättringar som frigör likvida medel kan vara en konkret avkastning som går att beräkna. Insikter om faktisk lönsamhet på olika produkter och affärsområden kan i längden ge större avkastning, men är svårare att värdera i det korta perspektivet. 

Förutom avkastning genom ökad lönsamhet i verksamheten på olika sätt kan ordning och reda även ha en inverkan på företagets värdering. Finns det ambitioner att i framtiden sälja hela eller delar av företaget, alternativt om ni behöver ta in externt kapital, är värderingen av företaget en högst väsentlig fråga. Att genom olika förbättringar ha ökat lönsamheten ger givetvis en högre värdering, men ordning och reda i sig kan också ha en inverkan. Strukturkapital är något som många gånger vägs in i helheten. Med rätt nyckeltal för er verksamhet och som är dokumenterade över tid kan ni eventuellt påvisa positiva trender och framtida möjligheter för ert företag som inte går att utläsa av den grundläggande redovisningen. 

Avslutningsvis finns det uppenbara risker med en ekonomifunktion som saknar ordning och reda. Att åtgärda detta är ofta rent ekonomiskt en god investering.