Så skapar du som CFO en effektiv rapporteringsprocess

Vid årsbokslutstider väcks en del frågor kopplat till insamling och strukturering av företagets data – mer specifikt den data du som CFO behöver för ditt bolags rapporter. Här går vi igenom vanliga hinder för effektiv rapportering och ger tips om vad du bör tänka på.

Har du någonsin önskat att ni hade en mer effektiv rapporteringsprocess? Kanske är det tidskrävande att förbereda den data du behöver. Kanske måste en stor del av arbetet utföras manuellt, vilket i sig innebär risk för fel och att företaget blir beroende av en specifik person. Det behöver inte vara så!

Utspridd data kan skapa tillitsproblem

Data som är utspridd i flera olika system och inte hänger ihop mellan systemen kan skapa tillitsproblem. Eller om varje region i ett större bolag sätter ihop sin egen rapport (ofta manuellt), baserat på data från samma system som sedan måste aggregeras till gruppnivå, vilket tar ytterligare tid.  

Det finns också många bolag som har problem med ineffektiva processer för att stämma av att datan är korrekt, eller att delningen av ledningsrapporter inte sker på ett effektivt sätt. Det senare kan resultera i en sämre uppföljnings- eller “business review”-process. 

Sist, men inte minst, kan det finnas ett glapp mellan bolagets strategi och det man faktiskt rapporterar på. CFO:erna kan behöva be controlling-funktionen om ad hoc-rapporter och analyser för specifika syften för att kunna besvara frågor från ägarna, eftersom rapporteringen sällan är dynamisk.

Fyra tips för bättre rapportering

Det finns alltså gott om skäl för att automatisera månadsrapporteringen, skapa dashboards och på så sätt frigöra tid för insiktsfull analys. Här ger vi dig några tips på vägen. 

Tips 1: Koppla ihop Business control, Financial control och IT genom att säkerställa datan och få ett helhetsgrepp på din verksamhet

Genom att hitta synergier mellan dessa områden skapar du en mer effektiv rapporteringsprocess som tar ett helhetsgrepp på din verksamhet. Börja med att säkerställa tillgången till relevant data och strukturera den med datamodellering. Du behöver också se till att det som rapporterats in i systemen överensstämmer med ekonomiska standarder och att det resulterar i värdeskapande och bolagsspecifika analyser.  

Tips 2: Kartlägg alla rapporteringsflöden, harmonisera datakällor och skapa dashboards i PowerBI

PowerBI möjliggör automatiska uppdateringar av managementrapporter genom direktanslutningar till datalager, affärssystem (ERP), kundrelationssystem (CRM) och andra datakällor. Det tar bort behovet av att manuellt hämta och konsolidera data från olika system i Excel. I slutändan innebär det att finansfunktionen behöver lägga mindre tid på manuellt arbete och mer tid för analys.

Tips 3: Kombinera specialistkunskap inom datahantering med expertis inom finansiell rapportering

För att klara av effektiviseringar som automatisering av IFRS 16-justeringar, koncernelimineringar, pro forma (refererar till justerade finansiella siffror som inkluderar förändringar för att ge en mer representativ bild, exempelvis efter ett förvärv eller andra betydande händelser) och valutapåverkan krävs gedigen rapporteringsexpertis. Dessa experter kan ge rekommendationer om hur en rapport bör utformas. I nästa steg får dataexperterna en specifikation med vilken typ av data som krävs för rapporterna, utifrån målgruppens behov. Sedan skapas en teknisk lösning för att automatisera datainsamlingen, samtidigt som man tar hänsyn till eventuella manuella inslag i processen.

Tips 4: Skapa en skalbar datastruktur

En flexibel datastruktur för finansiell rapportering är viktigt för företag som vill växa och snabbt kunna anpassa sig till förändringar. När nya bolag integreras eller ny data behöver inkluderas, kan det ske med liten ansträngning och utan att omstrukturera hela systemet. Det sparar inte bara tid och resurser, utan säkerställer också kvalitet i rapporteringen. Genom att ha en flexibel och skalbar datainfrastruktur kan organisationer enkelt absorbera ny information och bibehålla en effektiv rapporteringsprocess.

PwC:s rådgivare hjälper dig som CFO att automatisera management-rapporteringen och frigöra tid för ekonomifunktionen, så att den kan ta en roll som strategisk partner som bidrar till insikter och driver lönsamhet.