Swish – så håller du koll på transaktionerna och redovisar korrekt

Swish, som är en mobilapplikation för överföring mellan bankkonton både för privatpersoner och företag, har blivit en allt vanligare betalningsmetod. Det är enkelt och det går snabbt. Men mobiltjänsten kräver också att företagaren håller koll på att transaktioner redovisas och verifieras korrekt.

Swish – så hanterar du:

Kassaregister och kvitto

Som betalningsmedel går Swish att jämföra med kontanter och kontokort. Således gäller reglerna om kassaregister i Skatteförfarandelagen. Om Swishbetalningarna tillsammans med kortbetalningar och betalning med sedlar och mynt överstiger 4 prisbasbelopp måste företaget normalt ha ett certifierat kassaregister.

Om ditt företag inte registrerar betalningen via Swish i ett certifierat kassaregister får kunden inget godkänt kvitto/verifikat såvida du inte själv skriver ett.

Bekräftelsen via mobiltjänsten är inte ett komplett verifikat. Den bekräftar endast att pengarna har förts över.

Vid försäljning via kassaregister ska företaget programmera kassaregistret så att det på kvittot tydligt framgår att betalning har gjorts med Swish. Det gäller alltså att ha olika knappar på sitt register. En för kontant, en för kontokort och en för Swish.

Läs också: Arkivera digitala kvitton – så gör du!

Bokföringen

Betalning med kontanta medel kräver att företaget bokför transaktionen senast nästa arbetsdag. Har företaget registrerat kontantbetalningen i ett certifierat kassaregister får man senarelägga bokföringen upp till 50 dagar efter utgången av den kalendermånad då försäljningen gjordes.

Vad gäller Swishbetalning så kan det, i bokföringshänseende, likställas med kontokortsbetalning, vilket innebär att bokföringen (beroende på omsättning etc.) får senareläggas upp till 50 dagar efter utgången av den kalendermånad/kvartal försäljningen inträffade. Mycket små företag får till exempel avvakta med bokföringen upp till 60 dagar efter utgången av räkenskapsåret. Verifikationerna måste dock alltid hållas ordnade i avvaktan på bokföringen.

Vid försäljning mot elektroniska betalningsmedel, till exempel Swish, kan en sammanställning behöva hämtas från operatörens respektive inlösenföretags webbplats.

Läs också: Faktureringsmetoden eller kontantmetoden – så väljer du rätt

Verifikationer

Dokumenteras försäljningen i en gemensam verifikation ska försäljningen delas upp på kontantförsäljning, försäljning mot kontokort och andra elektroniska betalningsmedel samt försäljning mot faktura. Om försäljning sker mot kontokort och andra elektroniska betalningsmedel, till exempel Swish, ska även en sammanställning över dessa försäljningar ingå i den gemensamma verifikationen.

Tänk även på att om företaget mottagit verifikationer i digital form, sammanställningar och annat som används som underlag, måste de sparas i digital form. Om företaget även har verifikationer i pappersform måste en hänvisningsverifikation upprättas som sorteras in i verifikationspärmen. Av hänvisningsverifikationen ska bland annat datum och verifikationsnummer framgå samt uppgift om var den digitala verifikationen förvaras.