Skanna dina fakturor – så funkar det

‹ Tillbaka till artiklarna

Företagare – du sparar både tid och pengar genom att skanna dina leverantörsfakturor istället för att föra in uppgifterna i ett bokföringsprogram manuellt. Så här gör du!

Tänk dig att slippa sprätta kuvert, lägga in uppgifter på dubbla ställen (i bokföringsprogrammet OCH hos banken) och till sist sortera in underlagen i rätt pärmar. Hur mycket tid ägnar du åt sådana sysslor varje månad? Genom att skanna leverantörsfakturor får du mer tid att ägna åt din verksamhet, och du skapar dessutom mer fritid åt dig själv (eftersom du ofta sköter redovisningen på kvällar och helger, eller hur?). Din ekonomipersonal tjänar också på att skanna fakturorna, de kan lägga tid på uppföljning och analys i stället för att stå och stansa fakturor. Ytterligare en bonus är att fakturan finns i redovisningsprogrammet varje gång du går in, när du ska analysera kostnader eller hämta priser. Är programmet webbaserat kan du nå dina fakturor när som helst och var som helst, så länge du har fungerande uppkoppling.

Skanna själv eller använda leverantör?

Det finns två typer av fakturaskanning:

  1. Du eller någon på ditt företag skannar in fakturor i ett skanningprogram eller en modul som du kopplar till ditt bokföringsprogram. I det här fallet finns två varianter att välja mellan; du skannar in dina fakturor och knackar manuellt in uppgifter som moms, belopp och betalningssätt i programmet. Den andra typen av program är mer potent och tolkar istället bilden åt dig, helt automatiskt hamnar uppgifterna från fakturan på rätt plats.  

  2. Fakturorna ställs till en skanningleverantör som sköter skanningen åt dig. Omställningen till leverantör sparar dig mest tid eftersom hela pappershanteringen försvinner från din administration. Det enda du behöver göra är att kontakta dina leverantörer och be dem skicka fakturor direkt till din skanningleverantör. I praktiken behöver du aldrig se röken av en pappersfaktura (förutom att du måste betala förstås).

Beroende på vilket program du arbetar i finns även stora möjligheter till projektuppföljning och redovisning på kostnadsställen. Det innebär att du enkelt kan mäta kostnader för olika delar av ett stort projekt eller en komplex verksamhet (som till exempel finns på olika ställen eller har olika inriktningar) genom att bokföra fakturorna med en specifik information som en kod.

Företagarbloggen

Företagarbloggen

Har du frågor om redovisning eller lönehantering? PwC har valt att sälja affärsområdet för dessa tjänster och istället fokusera på revision och affärsrådgivning.

Lämna en kommentar

Relaterad läsning

Läs artikeln

5 vanliga frågor om ersättning till styrelseledamot

Ersättning till ledamöter i bolagsstyrelser är en ständigt het fråga. Hur stort arvode ska ordförande ha jämfört med vanliga ledamöter och ...

Läs artikeln
Läs artikeln

Tillväxtplaner? Se till att ha svar på de här frågorna först!

Du vill att företaget ska växa men när är rätt timing, på vilket sätt ska tillväxten ske och hur får du med dig alla på tåget? Vi går ...

Läs artikeln
Läs artikeln

5 vanliga frågor kring räkenskapsår

Vad ska man tänka på när man väljer räkenskapsår? Går det att förlänga eller förkorta och när måste inkomstdeklarationen lämnas in? Anders ...

Läs artikeln