Följer du upp ditt leverantörsregister?

När gjorde ditt företag senast en rensning eller kontrollerade upplagda leverantörer i leverantörsregistret? Att följa upp sitt leverantörsregister är ett enkelt sätt att minimera risker och förbättra rutinerna i bolaget.

Uppdaterad och korrekt information i företagets leverantörsregister är en förutsättning för en effektiv inköpsprocess. De flesta bolag kontrollerar oftast leverantörer innan man lägger upp dem för första gången. Men att sedan hålla leverantörsregistret uppdaterat har många svårt att hinna med. Det är med andra ord vanligt att man inte följer upp informationen i sitt leverantörsregister och med det följer vissa risker.

Vilka risker finns med att inte följa upp leverantörsregistret?

Det finns många risker med att inte hålla koll på leverantörsregistret. Leverantörer kan få betalningsanmärkningar, skulder hos kronofogden, indragen f-skatt eller gå i konkurs. Det kan också ske ändringar av betalningsinformation och företagsuppgifter hos leverantörerna och förekomsten av bluff-företag behöver också bevakas. Händelserna kan få kostsamma konsekvenser för ditt företag om de inte upptäcks i tid.

Inför rutiner och utse ansvarig för leverantörsregistret

En av de vanligaste anledningarna till fel i leverantörsregister och felaktiga betalningar är att det saknas rutiner för att löpande säkerställa kvaliteten i registret. För att hinna agera i tid när riskfyllda leverantörsförhållanden uppstår behöver ni införa rutiner och utse en ansvarig.

Nedanstående aktiviteter bör ingå i en grundläggande rutin:

• Varje ny leverantör ska kontrolleras och godkännas formellt av överordnad innan den läggs in i leverantörsregister och frisläpps för användande i organisationen.
  
  
• Gå månadsvis igenom förändringar som gjorts i registret och säkerställ att varje förändring är rimlig och formellt godkänd innan den genomförts.
  
  
• Gå varje år igenom hela registret och säkerställ mot publika källor att leverantörers status inte har förändrats.
  
  
• Städa registret regelbundet från dubbletter.
  
  

Läs även: Har du koll på dina betalningar och leverantörer?

Vad mer bör man följa upp hos sina leverantörer?

Du bör göra regelbundna kontroller för att säkerställa att all grundläggande information är korrekt. Det finns även en del frågor du bör ställa dig själv och leverantören för att säkra att du väljer rätt leverantör och har rätt avtal:

1. Har företaget ett avtal med leverantören? Det är alltid bäst att använda sig av avtalsleverantörer. Det blir billigare och smidigare i längden och inköpsavdelningen har sannolikt gjort grundliga kontroller innan.
   
   
2. Hur gammalt är avtalet? Är avtalet äldre och inte uppdaterat är det kanske dags att förhandla om för att få ett bättre avtal. Kanske har leverantören nya tjänster nu som ni inte känner till? Boka ett möte med din befintliga leverantör och passa på att scanna övriga marknaden för att se vad som erbjuds.
   
   
3. Har leverantörsbehovet förändrats? Företag förändras och utvecklar nya behov. Kontrollera att leverantören klarar av att leverera i enlighet med era krav.
   
   
4. Har ni för många leverantörer? Kanske kommer du i kontrollen upptäcka att ni har flera leverantörer som levererar liknande saker till olika delar av företaget. Se till att informera personalen om vilka leverantörer ni har förmånliga avtal med och vilka de förväntas använda.

Korrekt leverantörsregister ger koll på läget

Seriösa företag vill använda leverantörer som följer lagar och regler och betalar korrekta skatter och avgifter. Då är ett korrekt och uppdaterat leverantörsregister en viktig och effektiv försäkran om att era leverantörer är de affärspartners ni förväntar er.