Har du koll på dina betalningar och leverantörer?

Det finns alltid en risk att företag betalar felaktiga fakturor och gör affärer med opålitliga leverantörer, något som kostar företaget pengar och skapar problem för verksamheten. Här får du fem tips på hur du får bättre koll på betalningar och leverantörer!

Ökad riskmedvetenhet

Den digitala utvecklingen i samhället gör det möjligt för bolag att effektivisera och robotisera verksamheten. Samtidigt som det leder till förbättringar kräver dessa insatser en ökad riskmedvetenhet hos ekonomifunktioner och inköpsavdelningar.

Oavsett storlek på bolag, antal fakturor som ska betalas, uppsatta rutiner och policys eller noggrannhet, är det vanligt att felaktiga fakturor slinker igenom. Dessutom upplever många företagare att det är tidskrävande och krångligt att hålla koll på sina leverantörer, vilket kan leda till oönskade affärer med riskleverantörer. Exempel på riskleverantörer är bolag med skulder hos kronofogden, bolag som fått indragen F-skatt, blufföretag eller företag som gått i konkurs. Sammantaget kan dessa risker få stora negativa konsekvenser för bolagets anseende och ekonomi, samt inte minst för medarbetarna.

Läs också: 5 tecken på att du fått en bluffaktura

Som tur är finns det en del enkla åtgärder som hjälper dig att undvika misstagen och i stället ta kontroll över situationen. För att så långt som möjligt minimera riskerna kommer här några tips som ger dig bättre kontroll över betalningar och leverantörer.

5 tips för tryggare betalningar

1. Gör en analys av hur det sett ut historiskt. Gå till exempel igenom förra årets betalningar och leverantörer. Detta ger 80 procent av svaren på hur ni ska agera framåt.
2. Agera efter analysen. Varför har det blivit fel? Börja med det uppenbara: spärra eller passivsätt riskleverantörer. Rätta till tekniska fel, återkräv felbetalda fakturor. Fokusera sedan på de grundläggande orsakerna för att undvika fler fel framöver. Lyft eventuella brister i inköpsrutiner eller i rutiner kring val av nya leverantörer. Förtydliga och förbättra sen rutinerna baserat på vad ni sett.
3. Se till att relevanta policys är uppdaterade och att de efterlevs i organisationen. Medarbetare gör som chefen gör, så se till chefer gör rätt och är bra förebilder.
4. Se över om ni löpande vill få uppföljning och möjlighet till förbättringsarbete när ni gör felbetalningar eller affärer med riskleverantörer. Löpande kontroll är viktigt. Verktyg finns som kan hjälpa till med detta.
5. Glöm inte att sätta mål för vidareutvecklingen och följa utvecklingen per månad. Det finns mycket effektivitet och värde att vinna för alla företag genom kunskap om det som är viktigt att följa upp kopplat till leverantörsbetalningar och leverantörer.