4 sätt att hantera företagets ekonomi i mobilen

Som företagare vill man fokusera på att driva och utveckla sitt företag. Bokföring och administration hamnar ofta i andra hand och måste till slut göras under tidspress i slutet av månaden. Känner du igen dig? Här har vi listat fyra lösningar som kan hjälpa dig hantera företagets ekonomi mer effektivt med hjälp av mobilen!

De flesta av oss har alltid mobilen i närheten och den är ett naturligt verktyg i vår vardag. Vi kollar mailen, ringer, söker information, stämmer av kalendern både i jobbet och privat, fotar, håller oss uppdaterade i våra sociala nätverk och använder appar som underlättar vår vardag.

Bokföring och ekonomi har under flera år genomgått en digital resa och allt fler funktioner finns att tillgå via mobilen. Fördelarna med att arbeta med mobilen är att du inte måste sitta vid datorn eller utföra vissa moment vid en viss tidpunkt eller plats. Du kan också utnyttja tiden mer effektivt när du är på språng, exempelvis i taxin påväg till ett möte eller när du väntar på bussen.

Hantera företagets ekonomi i mobilen:

1. Attestera leverantörsfakturor via mobilen

Som vi tidigare berättat om här i bloggen är digitala leverantörsfakturor en stor fördel i dagens ekonomihantering – det minskar pappersmängden, du slipper arkivera själv och det ökar effektiviteten i hela flödet. En av de mobila funktioner som används flitigt är attestering av leverantörsfakturor. I ett helt digitalt flöde får du fakturan skickad som PDF per mail eller som en e-faktura. Det finns system som tolkar och läser av informationen på fakturan och de flesta system för digitala leverantörsfakturor har sen funktioner för automatkontering. Fakturan brukar därefter attesteras eller godkännas och många system har appar där du enkelt kan göra detta via mobiltelefonen.

Läs också: Så digitaliserar du ekonomihanteringen

2. Skapa kundfakturor i mobilen

Många system stödjer också att man kan skapa kundfakturor eller registrera en order direkt i mobilen. På så sätt kan du vid kontakt med en kund direkt registrera dennes order och omedelbart skicka en orderbekräftelse per mail. Vill du fakturera när du lämnar en kund efter leverans eller utfört arbete kan du skicka en e-faktura eller PDF med en enkel knapptryckning. Vill kunden ha fakturan via traditionell post går det bra att skapa fakturan i mobilen och skriva ut den när du är tillbaka vid din skrivare. Det finns även ekonomiprogram som har utskriftstjänster dit du kan skicka fakturan för kuvertering och utskick till kund.

3. Hantera dina kvitton i mobilen

Även kvittohanteringen kan effektiviseras via mobilen. Med hjälp av en app tar du en bild av ditt kvitto direkt vid inköpet eller när du har tid över. Det finns olika lösningar på marknaden men de flesta utgår från någon form av klassificering av kvittot, antingen genom att informationen manuellt matas in eller genom automatisk avläsning. Via klassificeringen registreras information som datum, summa, moms och valuta. De allra flesta system har också någon form av integration eller sammankoppling med bokföringssystem som gör att kvittot kan bokföras direkt.

Genom att utnyttja mobiliteten och registrera kvitton direkt minskar tiden för administrativt arbete i slutet av månaden, då du slipper leta efter kvitton som ligger i väskan, jackfickan eller liknande. Viktigt att komma ihåg – trots att kvittot fotats måste det sparas fysiskt i fyra år!

Läs också: Digitala kvitton – vad är fördelarna?

4. Tidrapportera i mobilen

Andra delar som till stor del kan automatiseras är den förberedande lönehanteringen. Via en app kan medarbetare enkelt rapportera sin arbetstid och nedlagd tid på olika projekt direkt i mobilen. De kan också registrera sina avvikelser, exempelvis sjukskrivning, VAB och semester, samt utlägg. Varje månad godkänner chefen tidrapporten, avvikelserna och utläggen i mobilen varpå lönekörning kan genomföras och utbetalning till medarbetarna skapas.