Sök på Företagarbloggen
Företagarbloggen

Företagarbloggen – för dig som driver eget

Företagarbloggen – för dig som driver eget

Så digitaliserar du ekonomihanteringen

Av Maria Abrahamsson, 10 oktober 2017

Digitalisera ekonomihanteringenDet finns mycket man som företagare kan göra för att digitalisera sin verksamhet, snabba upp de interna processerna och öka effektiviteten. Här får du några tips på hur ditt företag kan digitalisera ekonomihanteringen.

Det finns en mängd olika sätt att digitalisera företagets administrativa processer. Ni kan tjäna både tid och pengar på att se över de delar av verksamheten som sköts manuellt och hitta sätt att överföra informationen per automatik istället.

En digitaliseringsprocess kan vara tidskrävande så det är viktigt att man börjar i rätt ände och tar det steg för steg. Det finns självklart stora färdiga helheltslösningar på marknaden, men de är ofta dyra, och väldigt många gånger kan man istället utgå ifrån ett mindre system och endast köpa in de delar man har behov av. Många system som finns på marknaden idag kan nämligen integreras med varandra, vilket innebär att delar av den information som registreras i ett system automatiskt förs över till ett annat för vidare bearbetning.

Så kan digitala system förenkla ekonomihanteringen:

  • En förutsättning för att digitalisera ekonomihanteringen är att bokföringssystemet stödjer ett digitalt flöde, så ett tips är att börja där. När du vill effektivisera och digitalisera ditt företags ekonomihantering är möjligheten till integration mellan olika sidosystem mycket viktig att se över, oavsett vilka system det handlar om.
Läs också: Byta bokföringsprogram – hur gör jag?
  • En tung administrativ del för ett företag är ofta hanteringen av leverantörsfakturor. Det finns många lösningar för att hantera dessa fakturor digitalt, istället för att manuellt lägga in information från respektive pappersfaktura. Bland annat finns det skanningslösningar, vilket innebär att öppning av post och även arkivering av fakturor sköts av leverantören enligt de lagkrav som finns. Den digitala fakturan kan sedan konteras och attesteras direkt i systemet, och vid en integration kommer fakturan in digitalt till bokföringssystemet för vidare behandling.
  • Att skapa och skicka kundfakturor kan också vara tidskrävande. På marknaden finns många system för att hantera denna process och det är viktigt att du som företagare väljer ett system som passar för just din bransch och verksamhet. Om systemet möjliggör utskick av kundfakturor via e-faktura eller e-post minskar den manuella hanteringen. Se över möjligheten att överföra informationen till bokföringssystemet, så att uppgifterna i respektive kundfaktura inte behöver läggas in på nytt. Om det saknas en integration mot ditt företags bokföringssystem, går det ofta att exportera en så kallad SIE-fil istället.
Läs också: Vad är SIE och hur används det?
  • För att få ett helt automatiserat flöde av dessa processer behöver även ut- och inbetalningar skötas digitalt. Då krävs ett avtal med företagets bank. Beställ då även återrapporteringsfiler, utöver utbetalningsfiler av leverantörsfakturor. När båda dessa filer finns tillgängliga skickar företaget sina utbetalningar digitalt till banken och får sedan en digital bekräftelse från banken över de utbetalningar som skett.

    På samma sätt får man via en inbetalningsfil en digital specifikation över vilka kundfakturor som har blivit inbetalda under perioden. Dessa filer kan sedan läggas in i bokföringssystemet för automatisk avprickning. Vissa banker och system har även en funktion för automatisk import av filbetalningar, vilket innebär att filerna finns tillgängliga i bokföringssystemet så snart banken har ställt ut dem.

När systemlösningarna och de nya digitala processerna är på plats, är det självklart viktigt att man verkligen nyttjar alla de fördelar som systemet ger. Ibland kan det vara så att företaget har ett bra systemstöd men medarbetarna känner inte till de funktioner som finns, och fortsätter då arbeta på samma sätt som tidigare. Därför är utbildning mycket viktigt, så att användarna verkligen drar nytta av fördelarna med systemet. Hur bra systemet än är, så kan det inte bidra till en digitaliseringsprocess och ett effektivt arbetssätt om det inte används.

Vill du hänga med i utvecklingen? Missa inte seminariet:

Intresseområde: Driva, Äga, Redovisning

Dela artikeln:

Maria Abrahamsson

Maria Abrahamsson
Maria Abrahamsson jobbar som auktoriserad redovisningskonsult vid PwC:s kontor i Karlstad. Hon är även systemansvarig i Värmland och deltar i flera interna utvecklingsprojekt inom PwC Sverige.
maria.abrahamsson@pwc.se
 

Missa inga blogginlägg!

Kommentarer

Få det senaste direkt i inboxen

Skribenter