Digitala kvitton – vad är fördelarna?

Vill du få bättre koll på kvitton i ditt företag och slippa papperstrasslet varje månad? Att digitalisera företagets kvitton kan vara ett effektivt sätt att snabba upp administrationen som ofta kretsar kring hanteringen av utlägg och inköp. Här listar vi fördelarna med digitala kvitton.

Det finns idag flera olika aktörer på marknaden som erbjuder digitala lösningar för företags kvittohantering. Gemensamt för de allra flesta är att de förenklar administrationen kring kvitton avsevärt. De anställda använder sin telefon för att fota kvittot och registrerar sedan de uppgifter som krävs om utlägget direkt när transaktionen sker. Den tunga och ofta tråkiga timmen i slutet av månaden för att sammanställa alla kvitton försvinner nästan helt. Som företag tjänar ni både tid och pengar.

Läs också: Arkivera digitala kvitton – så gör du! 

Här är några av fördelarna med att digitalisera kvitton:

• Genom att använda ett kvittosystem minskar du risken att de anställda tappar bort kvitton och sannolikheten att de får ersättning för sina utlägg i tid ökar.
• Systemen är ofta enkla att förstå. Man behöver inte kunna bokföring för att registrera sina kvitton, utan gör istället ett val av kostnadskategori som taxi, hotell, eller representation. Systemen är uppbyggda så det finns bakomliggande parametrar som styr kostnaden till rätt konto i bokföringen. Att registrera ett kvitto på ett kostnadsställe eller projekt, samt att lägga till en attest brukar också vara enkelt.
• Det är vanligt att man kan ställa in systemet så att det genererar en kontrollsiffra, vilken noteras på kvittot innan det fotas. Detta skapar en möjlighet att spåra kvittot från bokföringen till kvittosystemet och tvärtom. Då minskar också risken för att ett kvitto registreras flera gånger och du som företagsledare kan känna en trygghet i att de kostnader som belastar företaget endast bokförs och betalas ut vid ett tillfälle.
• Se till att du investerar i ett system som kan hantera alla former av kvitton – både privata utlägg och sådana som hör till ett företagskort. Hanteringen av företagskort är ofta väldigt resurskrävande utan ett kvittosystem. Om fakturan betalas av arbetsgivaren ska samtliga kvitton bifogas och det kan vara tidskrävande att hålla ordning på detta och leta reda på alla kvitton. För att effektivisera ytterligare finns möjligheten att beställa korttransaktioner från banken, så att även dessa importeras i systemet. Då krävs ett avtal med företagets bank.
• De flesta kvittosystem har integrationer mot olika bokföringsprogram, vilket innebär att bokföringen uppdateras per automatik när ett kvitto registreras. Om det saknas en integration mot ditt företags bokföringssystem brukar det gå att exportera en SIE-fil. En del av systemen kan även hantera export till olika typer av löneprogram, vilket gör att samma uppgifter inte behöver registreras på nytt när utbetalning ska göras.

Fördelarna med att hantera företagets kvitton med hjälp av ett system är många. Om du vill effektivisera ditt företags administration kring kvitton är mitt tips att titta på de system som marknaden erbjuder inom detta område.