‹ Tillbaka till artiklarna
En bra personalhandbok sparar både tid och pengar för dig som driver företag med anställda. Här får du en guide i hur du ska tänka när du tar fram den.
Du som driver ett företag med anställda vinner på att ta fram en personalhandbok – den är en vägledning som innehåller både viktiga strategiska frågor som policies och visioner, men även praktiska saker som villkor kring tjänsteresor eller ledighet. Min erfarenhet är att ordet ”personalhandbok” skapar en inre bild av en tjock pärm med många och byråkratiska regler hos många – så behöver det inte vara. I dag kan personalhandboken lika gärna vara digital och lättillgänglig för alla på företaget – då är chansen större att den också används av medarbetarna.
Därför sparar en personalhandbok både tid och pengar
- Alla i företaget vet vad som gäller
- Personalfrågor hanteras på ett konsekvent sätt
- Riktlinjer och instruktioner är anpassade till verksamheten
När behövs personalhandboken?
Min erfarenhet är att det framför allt är när företag genomgår förändringar som behovet av en personalhandbok blir särskilt tydligt. Särskilt är det i dessa två situationer som personalhandboken blir extra viktig:
- Vid expansion, då det helt enkelt blir fler anställda och det inte längre är självklart för alla t ex vad man blir ersatt för när man varit på tjänsteresa, vem som skall godkänna tidrapporten när chefen är sjuk eller om alla har rätt till bonus?
- Behovet kan även bli tydligt i ett företag som funnits länge och har ”outtalade” regler som alla tycker att de känner till. När en personalförändring sker, till exempel att det kommer en ny chef, kan det bli uppenbart att reglerna inte varit konsekventa och inte heller effektiva. Ett exempel på det här är anställningsavtalen som kan se olika ut fast samma villkor ska gälla för alla – semesterdagar kan ha sparats i olika omfattning, utbildning kan ha beviljats utifrån ”gammal vana” istället för utifrån behov och så vidare.
Så skapar du en personalhandbok
Går du i tankar att ta fram en personalhandbok? Mitt råd är att gå igenom de personalfrågor som finns i företaget och göra en plan utifrån prioriteringar, med de viktigaste frågorna först.
Om du känner dig osäker på vad du ska börja med, kan du titta igenom nedanstående tabell för att få en överblick över olika personalfrågor:
- Inom vilket eller vilka områden behöver du vidta åtgärder först?
- Vilken eller vilka frågeställningar inom respektive område ska du prioritera?
- Vilken tidplan är rimlig för de prioriterade områdena/frågeställningarna?
- Vem ska ansvara för respektive område/frågeställning?
Självklart är det fritt fram att lägga till och dra ifrån frågeställningar, så att personalhandboken blir anpassad till ditt företags verksamhet.
Kortsiktiga och långsiktiga frågor
En del frågor är mer akuta än andra, och ofta prioriterar man sådana som har karaktären ”ordning och reda”. Det kan handla om att det ska finnas skriftliga anställningsavtal till alla anställda som är aktuella eller att alla använder enhetliga blanketter för redovisning av utlägg. Du kommer att märka, att fastän du arbetar med något som ska ge effekt på kort sikt, så aktualiseras långsiktiga frågor ganska snabbt. Ta frågan om anställningsavtalen som ett exempel, som är en praktisk och konkret fråga som man vill åtgärda meddetsamma. Den frågan triggar snabbt långsiktiga frågor av typen; vilka arbetstider ska gälla i vårt företag, ska övertidsersättning utgå, ska bonus användas som incitament och hur ska bonussystemet i så fall utformas?
I den perfekta världen utformar man riktlinjer först och därefter instruktioner. Så fungerar det inte alltid i verkligheten; ibland är det alltför bråttom att komma igång med en kortsiktig lösning för att du först ska hinna fatta beslut om hur du vill arbeta långsiktigt. Då kan man behöva lösa de kortsiktiga frågorna samtidigt som man börjar jobba med de långsiktiga policyfrågorna. Det är en balansgång som du får bedöma från fall till fall.
Komplettera med de viktigaste lagreglerna
Ett tips är att komplettera företagets egna policies och instruktioner med en sammanfattning av de viktigaste lagreglerna som gäller respektive område i personalhandboken, det ger en mer komplett bild och sparar tid för dem som använder den.
Lämna en kommentar