ESRS S1 - CSRD för dig som jobbar med personal- och medarbetarfrågor

Från och med räkenskapsåret 2024 kommer EU:s nya hållbarhetsdirektiv CSRD att ställa nya krav på större företags rapportering kring anställda. Standarden ESRS S1 kommer att tvinga fram en publik redovisning av faktorer kopplade till exempelvis likabehandling, arbetsvillkor, arbetsmiljö, utbildning och lönesättning. Den ökade transparensen medför att företag kan jämföras med varandra. Därmed blir det tydligt för anställda, kunder och investerare om företag väljer att hålla sig till minimikraven eller om de anstränger sig mer än så.

För en del företag kommer detta bli ett jobbigt uppvaknande. Enligt PwC:s senaste Global Workforce Hopes and Fears-studie är allt fler medarbetare missnöjda med sin arbetsbelastning, planerar att byta arbetsgivare och vill se höjda löner jämfört med tidigare. Samtidigt ser vi att företag som arbetar aktivt med hållbarhetsfrågor och signalerar det utåt kan skapa nya affärsmöjligheter och attrahera talang i större utsträckning än andra företag.

Vad innebär ESRS S1 - Den egna arbetskraften?

För att företagen ska kunna rapportera enligt CSRD-direktivet har EU tagit fram ett antal standarder, så kallade ESRS:er (European Sustainability Reporting Standards) som anger riktlinjer för rapportering inom områdena Miljö, Socialt och Styrning.  

Standarden ESRS S1 - Den egna arbetskraften definierar vad som ska redovisas om företagets egen personal. Standarden inkluderar även medarbetare som arbetar i direkt anslutning till bolaget såsom konsulter eller medarbetare som kommer in via bemanningsföretag. Den täcker dock inte anställda hos leverantörer eller kunder, vilka täcks av ESRS S2 Arbetstagare i värdekedjan. 

Även mindre företag behöver förstå var den egna verksamheten befinner sig i andras värdekedjor då större företag som måste rapportera kan behöva inhämta uppgifter om sina leverantörer. På så sätt blir S1 normerande.

Stora delar av rapporteringskraven inom ESRS S1 är redan bekant för svenska arbetsgivare, exempelvis redovisning av andelen sjukfrånvaro och personalomsättning. Ny information som arbetsgivare kommer att behöva rapportera rör exempelvis tillfälligt anställda samt information uppdelad på kön.

Hur ska vi komma igång med ESRS S1?

Arbetet med CSRD som helhet kommer involvera hela bolaget samt styrelsen, vilka är ytterst ansvariga för hållbarhetsredovisningen. Det kommer krävas ett gediget arbete för att få nödvändiga processer, system, policys och data på plats. Vi rekommenderar därför att redan nu avsätta tid för att påbörja arbetet och ta fram en färdplan med tydliga ansvarsområden. Rapporteringen kopplad till ESRS S1 kommer mest troligt att landa hos HR.  

Följande steg kan därför vara bra att känna till för dig som arbetar med personal- och medarbetarfrågor för att bidra i hållbarhetsarbetet:

Steg 1: Bidra till väsentlighetsanalysen

För att identifiera och bedöma konsekvenser, risker och möjligheter och därefter fastställa vilka områden som ett bolag har betydande hållbarhetspåverkan på, ska en väsentlighetsanalys genomföras. Det är inte ett tvingande krav att rapportera på ESRS S1, dock kommer de egna anställda att vara ett väsentligt område att rapportera på för de flesta bolag. Det inkluderar även anställda i utländska dotterbolag.

Bolag som anger att den egna arbetskraften är ett väsentligt område ska rapportera på de upplysningskrav och datapunkter som finns uppräknade i S1 och som bedöms ha väsentlig påverkan på det enskilda bolaget i fråga, nedan följer ett par illustrerande exempel:

1. För globala bolag med tillverkning i länder utanför EU uppdagas ofta utmaningar kopplade till mänskliga rättigheter och barnarbete. Efterlevnad av internationella konventioner, till exempel FN:s riktlinjer för mänskliga rättigheter, är därför högst troligt av högre väsentlighet för ett bolag med verksamhet utomlands än om hela verksamheten är förlagd i Sverige.
   
   
2. För bolag inom till exempel gruvindustrin eller byggbranschen är arbetsmiljön mer riskfylld och behovet av att förebygga skador och dödsfall är av högre väsentlighet än för bolag som är verksamma inom exempelvis bank- och försäkring, där risken att utsättas för skador eller dödsfall i direkt anslutning till sin arbetsplats är betydligt lägre.

Steg 2: Bidra till gapanalysen

När företagen identifierat vilka områden som är väsentliga och kartlagt de relevanta datapunkterna, är nästa steg att jämföra nuläget mot önskat läge utifrån CSRD:s rapporteringskrav. Det betyder att företagen behöver upprätta en så kallad gapanalys, vilket innebär en genomlysning av befintliga policys, rapporteringssystem och hållbarhetsdata för att se om någon information saknas.

Enligt ESRS S1 kommer bolagen behöva ha policys på plats som täcker kraven gällande den egna arbetskraften. Om dessa saknas eller är ofullständiga kommer företagen att behöva ta fram nya eller uppdatera dessa.

Det är även av vikt att säkerställa tillgång till och kvalitet på relevant personal- och lönedata. Företag med verksamhet i många olika länder eller med en historia av uppköp har ibland ett stort antal personalrelaterade system. Detta försvårar rapporteringen avsevärt, då datan från de olika systemen behöver sammanställas och bearbetas för att kunna jämföras och skapa en helhetsbild. De företag som däremot har centrala system för hantering av personal och löner har ett bättre utgångsläge för att extrahera den data som krävs enligt ESRS S1.

Steg 3: Se över utfallet av rapporteringen och genomför eventuella åtgärder

Efter att datan är insamlad och bearbetad, behöver ni som företag analysera utfallet och utvärdera om resultatet av rapporteringen är något som man är beredd att visa upp publikt. Vi ser exempelvis redan nu hur våra kunder reagerar när de konfronteras med sina lönegap. Krav på transparens i frågor som kan vara känsliga för bolagets varumärke, såsom lönesättning och jämställdhet, kommer sannolikt leda till att bolag sätter en målbild i hur de vill vara som arbetsgivare för att strategiskt arbeta med dessa frågor under en längre tid.

Hållbart medarbetarskap – en konkurrensfördel

Att prioritera frågor kopplade till ett hållbart medarbetarskap kommer sannolikt leda till en högre tillfredsställelse bland medarbetare och öka företagets attraktivitet som arbetsgivare. I grunden handlar det om en förtroendefråga där trygghet, ansvar och förutsägbarhet avseende likabehandling, utbildning och löner till personalen blir avgörande för framtidens talanger och nuvarande anställda, såväl som för kunder och investerare.

Kontakta gärna oss på PwC om ni har frågor kopplade till CSRD och ESRS S1!