Så får du ett effektivare bokslut

Att kontinuerligt utveckla bokslutprocessen genom att effektivisera rutinmässiga uppgifter och att investera i modern teknik kan frigöra tid och resurser för företag vilket kan användas till att fokusera på strategisk analys och beslutsfattande. En utvecklad bokslutsprocess möjliggör också förbättrad transparens och noggrannhet i redovisningen, vilket stärker både interna och externa intressenters förtroende för företaget. Här ger vi tips på områden att utveckla och vanliga fallgropar.

Årsbokslutet är en fas som alla företag ska gå igenom och som till stor del hanteras av ekonomiavdelningen. Denna avdelning har en gedigen agenda att hantera och bokslutsfasen innebär ofta en ökad arbetsbelastning för medarbetarna. Ökad arbetsbelastning innebär tidsbrist, som i sin tur leder till att analysarbetet kan bli bristfälligt och det framåtriktade arbetet blir nedprioriterat. Mycket arbete hanteras fortfarande manuellt i egenupprättade mallar och dokument. Ett arbete som blir onödigt tidskrävande och svårt att överblicka samtidigt som många medarbetare upplever bokslutstiden som oerhört stressande och beskriver tillvaron som att de “släcker bränder”.

Att förbättra och utveckla bokslutsprocessen skapar ett stort värde för både bolaget och medarbetarna. För bolaget innebär en bättre process ökad trygghet och kvalitet i den rapportering som ligger till grund för många viktiga beslut. 

Medarbetarna får en ökad tydlighet och förståelse för vad som förväntas av dem, på vilket sätt och när, vilket leder till en upplevelse av ökad kontroll och ansvar i arbetet. Genom en minskad arbetsbelastning skapas på sikt en investering i mer välmående medarbetare som utvecklas genom att kunna lägga mer tid på värdeskapande aktiviteter.

6 tips för en effektivare bokslutsprocess

På PwC har vi många rådgivare som stöttar bolag på olika sätt i deras bokslutsprocess, både med kompetens, resurser och/eller utveckling. Utifrån de erfarenheter vi stött på så delar vi med oss av några områden som med lite förändring kan bidra till en effektivare bokslutsprocess.

1. Tidsplan och ansvarsfördelning 

Förberedelser är A och O för att skapa en samsyn på hur och när arbetet ska utföras. Att ha en tydlig tidsplan ger en övergripande struktur för arbetet och sätter tydliga tidsramar för varje fas i bokslutsprocessen. Tidsplanen hjälper till att undvika fördröjningar och ser till att varje steg genomförs i rätt ordning och i tid. Den är även ett stöd i planeringen för att säkerställa att tillräckligt med resurser finns tillgängliga såsom personal, men även teknik. Utöver tidsplanen är ansvarsfördelningen viktig. Genom att fördela ansvaret definieras varje persons eller avdelnings roll och uppgifter i bokslutsprocessen, vilket minskar risken för förvirring och dubbelarbete samt ökar ansvarsmedvetenheten.

Vanliga fallgropar: Avsaknad av en tidsplan och en tydlig ansvarsfördelning förlänger bokslutsprocessen och resulterar ofta i onödiga kostnader och ökad belastning för personalen. 

2. Rutiner för månadsbokslut

Genom att bygga in löpande rutiner för avstämning och dokumentation skapas en effektivare och mer kvalitativ bokslutsprocess. Medarbetarna får genom ett återkommande arbete en större förståelse i sitt arbete både utifrån dokumentation men även av analyserna. Det innebär att de inte väntar med poster som är svåra och som tar mycket tid, utan dessa hanteras löpande efterhand som de uppstår. På så sätt skapas en kontroll som säkerställer att alla transaktioner är korrekt bokförda under året och undviker differenser och rättelser i slutet av året. Effekten av en löpande avstämd och analyserad redovisning blir att den  löpande rapporteringen får en högre kvalitet, vilket skapar trygghet i de beslut som fattas.

Vanliga fallgropar: Avsaknad av rutiner ökar risken för att fel inte upptäcks, vilket i sin tur kan leda till felaktigheter i rapportering både till beslutsfattare, intressenter men även till myndigheter.

3. Dokumentation & rutiner

Att skapa en standardiserad process med en enhetlighet i både analyser, dokumentation och rapportering med tydliga instruktioner gör att den blir effektiv och oftast enkel att arbeta med. Detta minimerar personberoendet och skapar förutsättningar för noggrannhet. Att alltid ha i åtanke att en dokumentation ska vara så tydlig att en utomstående ska förstå de analyser som utförts och de slutsatser som tas skapar även goda förutsättningar för att bli konsekvent, transparent och underlätta förståelsen för innehållet. Genom att analysera dokumentationen kan organisationen identifiera ineffektiviteter och implementera förbättringar.

Vanliga fallgropar: Avsaknad av standardiserade processer och dokumenterade analyser är tidskrävande och driver onödiga resurser som kan användas på ett bättre sätt inom verksamheten. Ofta leder det också till att rapporteringen kommer sent och beslut måste fattas på osäkra grunder.

4. Nya regelverk & rekommendationer

Hur har du koll på eventuella förändringar i regelverk som ni behöver tillämpa? Alla delar som kan tidigareläggas är av fördel för bokslutsprocessen både utifrån kvalitet och arbetsbelastning. Att ha en proaktiv inställning och vara medveten om hur förändringar i lagar och regler kan påverka din bransch och organisation är viktigt för att undvika eventuella rättsliga eller andra tråkiga konsekvenser. Några tips på hur du kan hålla dig informerad om aktuella regelverk är bland annat att abonnera på officiella publikationer, delta i seminarier, nätverk och informationsträffar. Dessutom kan din rådgivare eller revisor vara ett stöd, likaså systemstöd som idag ofta är konfigurerade för att följa gällande lagar, regler och standarder. 

Vanliga fallgropar: Att ej ha koll på senaste redovisningsstandarder och lagar kan leda till att bolaget lever med en risk samt att implementeringen inte sker på bästa möjliga sätt utifrån tid, kostnader och kvalitet.

5. Medarbetarupplevelsen

Ekonomiavdelningen får allt fler moment att hantera och resursbrist både i form av tid och kompetens är en vanligt förekommande utmaning för många bolag. En väl förberedd och standardiserad bokslutsprocess skapar bra förutsättningar för en hanterbar period för medarbetarna men allt fler ser en fördel med att ta in stöd och support i olika omfattningar i själva processen. På PwC erbjuder vi en skalbar support utifrån bolagets egna behov där vi kan stötta och utveckla befintliga processer eller personal men även där det är tillämpligt utifrån ett oberoende perspektiv att hjälpa till med upprättandet av analyser och rapporter. För många bolag ger detta även en större trygghet i arbetet då de får hjälp att fånga upp eventuella förändringar i regelverk eller rekommendationer. Som vi beskrev ovan kan också en effektiv bokslutsprocess leda till att tid kan frigöras för mer värdeskapande arbetsuppgifter, som i sin tur kan bidra till kompetensutveckling samt mer nöjda och engagerade medarbetare. 

Vanliga fallgropar: Att avstå från att investera i ekonomiavdelning kan på sikt leda till att man inte har förmåga att leverera den information och rapportering som krävs.

6. Systemstöd

Tekniken är det bästa komplementet till att skapa en effektivare och mer standardiserad bokslutsprocess. Systemstöd möjliggör automatisering av rutinmässiga och repetitiva uppgifter, vilket minskar risken för för mänskliga fel och frigör tid för mer komplexa och strategiska arbetsuppgifter. Ett bra system ger förutsättningar för enklare och mer värdeskapande insikter då bättre och mer kvalitativ information finns tillgänglig i realtid.  Framtidens ekonomifunktion behöver systemstöd för att ha förmåga att kunna möta de ökade krav och förväntningar som ställs. Värdet för det egna bolagets analyser och processer är också stort så var nyfiken på hur tekniken kan hjälpa er att utveckla er ekonomiavdelning. 

Vanliga fallgropar: Avsaknad av ett effektivt systemstöd ökar risken för manuella fel och driver tid och bidrar till svårigheter att få fram relevant information i rätt tid. 

Sammanfattningsvis så finns det bara fördelar med att förbättra sin bokslutsprocess till att vara ännu mer tydlig och effektiv. Kontakta oss gärna om du är intresserad av att veta mer!