‹ Tillbaka till artiklarna
En styrelse har ofta mycket på sitt bord och allt som kan underlätta när det gäller arbetsrutiner, kommunikation och dokumenthantering gör att fokus kan läggas på strategifrågor och beslutsfattande. Att använda sig av ny teknik och digitala hjälpmedel i styrelsearbetet ger mer tid till det som är viktigt.
Under en nätverkskväll med Women on the Board, PwC:s nätverk för kvinnor i styrelser eller i ledande befattning, diskuterades hur arbetet i styrelser kan bli mer effektivt med hjälp av ny teknik.
Ett digitalt verktyg kan vara till hjälp både när det gäller effektivitet och säkerhet. Till exempel verktyg som samlar alla dokument på ett och samma ställe och ser till att man alltid har den senaste versionen tillgänglig. En annan aspekt är möjligheten till kommunikation mellan styrelsemöten, till exempel genom SMS-utskick och kalenderpåminnelser.
Många steg tas även för att automatisera arbetet. Det finns till exempel system där du kan skapa en agenda som per automatik flyttar över dagordningen till protokollet, och där rätt dokument kopplas till sin respektive punkt på agendan.
Tre fördelar med digitala hjälpmedel i styrelsen:
- Enkel och säker dokumenthantering. Samla alla dokument på ett ställe och du vet alltid vilken version som är den senaste. Du kan skriva kommentarer digitalt och få en direkt uppdatering, online och offline.
- Bättre kommunikation. Ett verktyg kan hjälpa styrelseledamöter att kommunicera mellan möten. Funktioner som sms-utskick och gemensamma kalendrar förenklar kommunikationen.
- Automatisering effektiviserar. Automatiska funktioner är effektiva och tidsbesparande för till exempel styrelsesekreteraren.
Det finns en uppsjö av verktyg som passar olika typer av verksamheter, både stora bolag, mindre företag eller exempelvis bostadsrättsföreningar. Ett tips om ni bestämt er för att införa ett digitalt styrelseverktyg är dels att tydliggöra nyttan så att alla förstår hur verktyget kan förbättra arbetet, dels ge utrymme åt utbildning och en ordentlig introduktion i systemet. På så sätt kan övergången i nya processer och arbetsrutiner bli smidig för styrelsemedlemmarna.
Läs även: Så skapar du ett strukturerat och effektivt styrelsearbete
Läs även: 5 vanliga fallgropar för styrelsen
Lämna en kommentar