6 utmaningar i din löneadministration – och lösningen!

‹ Tillbaka till artiklarna

kille_vid_kontor

Att hinna med löneadministration och dessutom hänga med i lagar och regler är en utmaning för många företagare, oavsett om någon anställd kör lönerna eller om du löser dem på egen hand. Så här blir din löneadministration mer effektiv!

1. Du skjuter på anställningsavtal

Många företagare skjuter frågan om anställningsavtal framför sig, särskilt om det handlar om en brådskande anställningar. Men – anställningsavtal behöver inte vara långa och krångliga! Det finns många mallar du kan använda dig av som finns hos olika arbetsgivarorganisationer, du kanske har ett kollektiv- eller hängavtal hos någon av dessa. Här hittar du också information om vilken lön du ska betala ut till dina anställda och vad som gäller för ledighet, för att nämna några exempel.

2. Tidrapporteringen är krånglig

Dina anställda måste på något vis tala om hur de jobbar under den period du betalar ut lön för. Ofta rapporterar anställda på papper eller i bästa fall mejl. Jag har till och med hört talas om anställda som plitar ner sina arbetstider på servetter! Oavsett – det här skapar lätt oordning bland underlagen och inte sällan saknas någon eller några i bokföringen sedan. Lösningen för dig som har en lönerapportering som inte funkar är att skaffa ett löneprogram med tillhörande tidsredovisning av något slag. Här kan dina anställda logga in via dator eller app och rapportera. Uppgifterna hamnar sedan direkt i löneprogrammet. Om du har en verksamhet där du ska fakturera vidare timmar till dina kunder, synka ihop tidredovisningen med faktureringen.

3. Du vet inte hur du administrerar frånvaro

Reglerna kring frånvaro kan vara krångliga att hålla reda på, det kan handla om karensdagar vid sjukdom till hur många semesterdagar de anställda har rätt till eller har utnyttjat. Att hålla reda på vad dina anställda har rätt till och se till administrera frånvaron på rätt sätt kan vara en utmaning. De viktigaste lagarna att hålla koll på är Arbetstidslagen, Lagen om anställningsskydd och Semesterlagen, för att nämna några av dem. Om du sköter lönerna manuellt är det viktigt att inte skjuta på administrationen för att du inte hinner, då riskerar du att blanda ihop dagar och tider. Ett bra löneprogram håller reda på reglerna åt dig, det fixar inte all administration åt dig, men det underlättar oerhört både vid beräkningar och uppföljning av frånvaro. 

4. Du hinner inte rapportera till Skatteverket

Som företagare är du skyldig att betala rätt skatter och avgifter för dina anställda, redovisningen gör du i arbetsgivardeklarationen som du lämnar till Skatteverket en gång per månad. Att hinna med den här administrationen är en utmaning för många företagare eftersom du inte har möjlighet att skjuta upp den, men du kan förenkla lite om du har ett bra löneprogram som kan hämta hem en fil från Skatteverket där skattesatser uppdateras automatiskt. Filen känner av, utifrån den anställdas hemadress, vilken skattesats som gäller. Samma sak gäller skattedeklarationen varje månad eftersom de sociala avgifterna blir rätt automatiskt utifrån personalens ålder. Smart!

5. Kontrolluppgifter blir en puckel i januari

Du behöver varje år rapportera årets löner till Skatteverket i form av kontrolluppgifter, vanligtvis via Skatteverkets blankett KU10. Den här hanteringen tar många januarikvällar i anspråk då du behöver räkna både framlänges och baklänges för att hamna rätt. Det behövs inte många anställda för att den manuella beräkningen ska börja spela dig ett spratt. Det enklaste sättet att lämna kontrolluppgifter till Skatteverket är via deras e-tjänst Filöverföring – men för att detta ska funka måste du ha antingen ett löne- eller bokföringsprogram.

Företagarbloggen

Företagarbloggen

Har du frågor om redovisning eller lönehantering? PwC har valt att sälja affärsområdet för dessa tjänster och istället fokusera på revision och affärsrådgivning.

Lämna en kommentar

Relaterad läsning

Läs artikeln

5 vanliga frågor om ersättning till styrelseledamot

Ersättning till ledamöter i bolagsstyrelser är en ständigt het fråga. Hur stort arvode ska ordförande ha jämfört med vanliga ledamöter och ...

Läs artikeln
Läs artikeln

Tillväxtplaner? Se till att ha svar på de här frågorna först!

Du vill att företaget ska växa men när är rätt timing, på vilket sätt ska tillväxten ske och hur får du med dig alla på tåget? Vi går ...

Läs artikeln
Läs artikeln

5 vanliga frågor kring räkenskapsår

Vad ska man tänka på när man väljer räkenskapsår? Går det att förlänga eller förkorta och när måste inkomstdeklarationen lämnas in? Anders ...

Läs artikeln