5 fel du inte får göra på fakturan

Att skriva fel uppgifter på fakturan kan bli kostsamt i slutändan. Här är fem vanliga fel – och svaret på hur du ska göra rätt.

I mitt arbete som redovisningskonsult stöter jag ofta på fakturor som är felaktigt utställda. Om du har gjort fel en längre tid på dina fakturor utan att upptäcka detta kan det både blir dyrt och komplicerat att korrigera. Om det är du som har erhållit en felaktig faktura bör du kontakta leverantören och be om en kreditering av fakturan för att sedan erhålla en ny som är korrekt utställd. Här är fem vanliga fel, och svaret på hur du gör rätt:

1. Du väljer fakturanummer efter datum

Jag ser ofta fakturor som ena månaden heter 15101 där 15 representerar år, 10 månad och 1 att det är första fakturan. Nästa månad skickas det två fakturor och dessa heter 15111, 15112. Problemet med den här metoden är att nummerföljden inte blir konsekvent eftersom det finns ett glapp mellan nummer 15101 till 15111. Enligt de lagar och regler som finns måste fakturorna vara försedda med en löpande nummerserie som är obruten under hela räkenskapsåret. 

Gör så här: Låt fakturanummer vara en helt egen nummerserie, helt oberoende av fakturadatum.

Läs också: Hinner du inte fakturera – 3 enkla steg till bättre rutiner

2. Du skriver fel momssats på fakturorna

Du har ett konsultbolag och har åkt taxi till en kund. Din konsultverksamhet har en momspliktig försäljning på 25 procents moms, men på kvittot på din taxiresa står det 6 procents moms. På fakturan delar du upp din försäljning i 25 procents moms och 6 procents moms.

Gör så här: Eftersom du inte säljer taxiresor ska du inkludera taxikostanden i din momspliktiga försäljning på 25 procents moms och inte dela upp i olika momssatser.

Läs också: 5 tecken på att du har fått en bluffaktura

3. Det saknas fullständiga uppgifter kring ditt företag

Du använder dig av en egenupprättad mall för dina fakturor vilket gör att du glömt viktiga uppgifter kring ditt företag som organisationsnummer, momsredovisningsnummer, ort för styrelsens säte med mera. 

Gör så här: De allra flesta redovisningsprogram som finns på marknaden innehåller en fakturamall. Använd den och var noggrann med att fylla i grunduppgifterna både kring ditt företag och kring dina kunder för att få in korrekta uppgifter till dina fakturor.

Läs också: 3 steg mot färre fel i bokföringen

4. Du har inte skrivit ut vilken momssats som gäller

På dina fakturor är du skyldig att upplysa om vilken momssats som gäller. Detta fel är enligt mig absolut vanligast.

Gör så här: Åtgärden är enkel; fyll i vilken momssats du använder dig av men kom även ihåg att summan exklusive och inklusive moms ska finnas med.

Läs också: 4 krångliga ord i bokföringen – och förklaringen

5. Du har inte skrivit korrekt mottagare

Det är viktigt att dina fakturor innehåller korrekta uppgifter om mottagaren så som Företagsnamn, adress, organisationsnummer och i vissa fall mottagarens momsregistreringnummer. Om det är ett företag som är mottagare måste rätt företagsnamn framgå eftersom mottagaren annars inte har någon avdragsrätt på momsen på fakturan.

Mer uppgifter om vad dina fakturor ska innehålla finns i bokföringslagen,  samt mervärdeskattelagen. På Skatteverkets hemsida hittar du också detaljerad information om fakturor.