‹ Tillbaka till artiklarna
Att endast träffa medarbetare, kunder och samarbetspartners via sin dator eller telefon är för många anställda en ny och plötslig situation. Så hur genomför man bra och effektiva virtuella samarbeten? Här guidar PwC Experience Consulting dig igenom do’s and dont’s i den virtuella arbetsmiljön.
Så förbereder du dig för hemmakontoret
Ditt hem är förmodligen ditt nya kontor under en period så gör dig redo för riktigt bra och bekväma arbetsdagar.
- Välj en plats där du hörs och syns och där du blir minst störd.
- Låna en skärm från jobbet om du har möjlighet.
- Genom att ha flera skärmar kan du hålla isär exempelvis presentationer från annat och du slipper ändra vy så ofta.
- Använd gärna ett headset med mikrofon för bästa ljudkvalitet.
Digitala möten kräver mer interaktion från deltagarna
Involvera deltagarna maximalt genom att ha interaktiva övningar som engagerar och få dem att känna sig som ägare av resultatet. Se till att alla presentatörer är väl förberedda och begränsa tiden de pratar.
Ha gärna flera facilitatorer med tydliga roller. En som driver mötet framåt, en som fångar upp kommentarer och en som hjälper till att driva deltagarna genom övningarna.
Läs även: De här 8 teknikerna kommer transformera er organisation
Läs även: Så kan IT stödja och utveckla företagets affärsplan
Se till att alla kommer till tals
Låt inte den som hörs mest ta all uppmärksamhet utan låt alla deltagare komma till tals.
- Starta med en check-in så att alla känner sig delaktiga och välkomna.
- Lägg upp övningarna så att ni frågar varje deltagare efter deras svar, antingen genom att fråga en i taget eller genom att låta deltagarna svara spontant. Via vissa chatt-funktioner kan deltagare enkelt hålla med genom att klicka + på andras inlägg.
- Låt en co-facilitator moderera chatten och gruppdiskussionerna.
- Håll tempot uppe genom ja- och nej-frågor.
- Avsluta med att “checka ut” genom att låta deltagarna reflektera över mötet. Reflekterande och sammanfattande processer är ett hjälpmedel för lärande.
Sätt på kameran och stäng av mikrofonen
Skapa en god atmosfär och möteskultur genom att ha kameran på och visa att du är närvarande. Även om du inte har din bästa hårdag så hjälper det att bygga förtroende.
Stäng av mikrofonen. Det hjälper dina kollegor att kunna fokusera på den som talar. Det gör också att bakgrundsljud minimeras.
Tajtare, klokare, bättre
Det är svårare att hålla fokus i ett virtuellt möte när du är ensam i rummet. Men ett digitalt möte kan innebära fördelar som till exempel att få alla deltagare involverade och att samskapa och dokumentera i samma dokument i realtid.
- Planera ditt möte med en tajt agenda och låt inte någon punkt vara längre än 20 minuter.
- En workshop bör vara högst två timmar lång, annars riskerar deltagarna att tappa fokus.
- Skicka ut relaterade dokument att läsa inför mötet.
- Skapa ett bra driv i mötet genom att rotera facilitatorerna.
- Skapa energi och pigga hjärnor genom att låta deltagarna röra på sig.
Lämna en kommentar