Utvecklingsutgifter i startups – tillgång eller kostnad?

Är en utgift alltid en kostnad? Utvecklingsutgifterna i en startup kan ju bli en tillgång som kommer generera intäkter längre fram. Men vad är bäst – att ta det som en kostnad direkt eller ta upp det som en tillgång i balansräkningen? Hur ska man tänka?

Många nystartade företag i Sverige är så kallade startups. Affärsidén i dessa företag går ofta ut på att tillfredsställa ett behov på marknaden som innebär att nya produkter eller tjänster behöver utvecklas. Utvecklingsarbetet ska alltså leda till en ny produkt eller tjänst som kommer stå för den framtida ekonomiska intjäningen i företaget.

För att kostnaderna inte ska bli alltför betungande i utvecklingsfasen finns det möjlighet (under vissa förutsättningar) att aktivera utgifterna i balansräkningen. Det vill säga – ta upp dem som en tillgång istället för att kostnadsföra dem löpande.

Vad är utgifter för utveckling?

I startups, och även andra företag, pratar man ofta om Forsknings- och Utvecklingsutgifter (FoU). Utgifter med syfte att utveckla någonting nytt, som direkt eller indirekt ska påverka företagets framtida intäkter och intjäning, kallas för utvecklingsutgifter.

I ett tidigt skede kanske företaget håller på med forskning, vilket är stadiet innan man har en produkt- eller tjänsteidé att vidareutveckla. När man väl kommer fram till en produkt- eller tjänsteidé som man sedan fortsätter arbeta med, definieras det som utvecklingsarbete.

Det är viktigt att skilja på utgifter som avser forskning respektive utveckling. Utgifter för forskning får aldrig aktiveras i balansräkningen.

Vad krävs för aktivering som tillgång i balansräkningen?

För att få ta upp internt upparbetade utvecklingsutgifter som en tillgång krävs att:

1. Företaget tillämpar K3 – det redovisningsregelverk där möjligheten finns att aktivera utgifter som en tillgång.
2. Företaget kan förutse att utvecklingsutgifterna kommer att generera intäkter för företaget under kommande år.
3. Företaget för om motsvarande belopp från fritt eget kapital till en fond för utvecklingsutgifter i bundet eget kapital.
   
   

Läs även: Så bokförs fond för utvecklingsutgifter och aktivering av IT-investeringar

Vad är då bäst – att ta kostnaden direkt eller att sprida ut den över tid?

Företag och entreprenörer som utvecklar nya tjänster eller produkter har ibland väldigt stora utgifter för detta. I det fall man tar hela kostnaden direkt kan det innebära att utgifterna väsentligt överstiger intäkterna, vilket gör att företaget går med förlust och att det egna kapitalet minskar eller till och med förbrukas helt.

Läs också: Förbrukat eget kapital – vad är det?

Genom att istället aktivera utvecklingsutgifterna i balansräkningen, får företaget inga kostnader för detta under utvecklingstiden. Dessa kostnader tas istället genom avskrivningar när den utvecklade produkten eller tjänsten är färdig att säljas på marknaden. Detta gör att intäkter och kostnader matchas i samma period. På så sätt riskerar företaget inte att göra stora förluster under utvecklingsfasen.

För en extern intressent ser företaget bättre ut med tillgångar i balansräkningen än med stora förluster (även om balanserade utvecklingsutgifter alltid medför en viss osäkerhet och risk ur en extern bedömares perspektiv).

Hur försvarar man värdet på tillgången?

Utgifter för utveckling som aktiveras i balansräkningen måste regelbundet utvärderas av företagsledning och styrelse. För att försvara värdet på tillgången, som ofta är immateriell, bör det finnas en beräkning av det framtida värdet som grundar sig på prognoser för intjäning från försäljning av produkten eller tjänsten.

Du behöver till exempel:

• veta att det finns ett ekonomiskt värde i din tillgång och kunna beräkna det med viss noggrannhet
• bevisa med trovärdighet att det finns potentiella köpare
• ha en kalkyl för prissättning av den färdiga produkten eller tjänsten som är realistisk.

Om du inte kan försvara värdet på tillgången, det vill säga nedlagda utgifter för utveckling, måste du skriva ned värdet på tillgången. Detta leder till kostnader i resultaträkningen, vilket i sin tur påverkar bolagets ekonomiska ställning negativt.

Vilka regelverk gäller för aktivering av utvecklingsutgifter?

Hur utgifter för utveckling ska hanteras styrs i stor utsträckning av de redovisningsregelverk vi har. Aktiebolag tillämpar i normalfallet K3-regelverket för större företag eller K2-regelverket för mindre företag.

Större företag måste tillämpa K3-regelverket och detta ger visst utrymme att själv välja om man vill kostnadföra utgifterna eller om man vill aktivera dessa som en tillgång. En förutsättning är dock att företaget tillämpar sitt val konsekvent på utgifterna för utvecklingsarbete.

Mindre företag som tillämpar K2-regelverket får inte aktivera utgifter för eget utvecklingsarbete, men de får tillämpa K3-regelverket om de vill, vilket alltså möjliggör aktivering av utvecklingsutgifter.

Oavsett regelverk så är en generell förutsättning för att få aktivera utgifter i balansräkningen att tillgången har ett väsentligt värde för verksamheten under de kommande åren.

Oavsett hur du redovisar – håll koll på kassaflödet!

Nyckeln i allt affärsmannaskap är som alltid att satsa på att utveckla rätt tjänster och produkter. Så länge du gör det finns möjligheter att aktivera utgifter för dessa produkter eller tjänster under utvecklingstiden, förutsatt att du också väljer ett regelverk som tillåter detta.

Det som är viktigt att tänka på är att påverkan på kassaflödet är detsamma oavsett hur din redovisning ser ut. Därför är det extra viktigt att upprätta en likviditetsbudget och följa hur ditt kassaflöde utvecklas över tid.