Tjänsteresa eller semester – var går gränsen?

Sommar och semester, men kanske också kombinerad tjänsteresa? Vad får du göra avdrag för – var går gränsen? Läs vidare och få svaret!

Det här med semester som också är en tjänsteresa – har du gjort avdrag för det någon gång? Att veta var gränsen går kan vara svårt. Vad går egentligen igenom hos Skatteverket? Det finns tydliga regler: En tjänsteresa för dig eller dina anställda ska ha ett tydligt syfte kopplat till verksamheteten i företaget. Man kan säga att resan ska generera mervärde för verksamheten. Vid kontroller i efterhand ska man kunna bevisa vad syftet med resan var, det kan till exempel handla om leverantörsbesök, kundbesök eller annat typ av arbete. Om du är på tjänsteresa på annan ort och väljer att förlänga din vistelse med semester i samband med resan finns lagar och regler du måste rätta dig efter.

Resekostnaden är avdragsgill

Om du väljer att förlänga resan med semester, är resekostnaden en avdragsgill kostnad för ditt företag. Här finns en sak du måste tänka på – om resan blir dyrare på grund av förlängningen är den överstigande kostnaden INTE avdragsgill. Den som åker på tjänsteresa blir inte beskattad för denna privata inbesparade resekostnad – men beskattning blir aktuell om reskostnaden blir dyrare på grund av förlängning av privat vistelse.

Kostnader för hotell

Väljer du, eller en anställd, att semestra i samband med tjänsteresan är hotellkostnader och övriga kostnader kopplade till denna privata förlängning en privat kostnad. Betalar företaget är de kostnaderna lika med lön och det blir beskattningskonsekvenser för den anställda.

Kan man beordra förlängning?

Ibland kan det visa sig att det är billigare att resa hem en annan dag än när tjänsteresan är över. Vi säger förslagsvis att tjänsteresan är slut på fredagen och det visar sig att resan hem på söndagen är så pass billigare att arbetsgivaren ger den anställde ett förslag att förlänga vistelsen till söndagen. Kanske blir hela resan med hotell billigare även om den är två dagar längre. Hur blir det då? Jo, du som arbetsgivare kan betala hotell och traktamente utan att den anställde blir beskattad. Däremot kan en tjänsteresa inte förlängas ytterligare av detta skäl om den anställde väljer att förlänga vistelsen av privata skäl. Med andra ord: det går inte att kombinera beordrad förlängning med frivillig förlängning.

För vilken tid kan jag få skattefritt traktamente?

Om du åker på tjänsteresa utomlands och sedan väljer att förlänga resan med privat semester har du rätt att få skattefritt traktamente för den faktiska tid som tjänsteresan har pågått. Det vill säga från tjänsteresans start tills tidpunkten då du avbryter för privat tid. Resan hem räknas som privat tid, trots att företaget står för resekostnaden. Om företaget väljer att betala traktamente för hela resan är traktamentet som betalas ut under privat tid lika med lön för den anställde.

Reseräkning i samband med tjänsteresa

Reseräkningen är ett underlag som avgör tid och avdragsrätt för ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Den ska tala om faktiska tidpunkter för tjänsteresan, besökta orter, länder och syfte med resan. Uppgifterna i en reseräkning ska även kunna kontrolleras i efterhand.