Kostnadsersättning och utlägg i tjänsten – detta gäller

Som arbetsgivare ger du kostnadsersättning till anställda för att kompensera för utgifter och tillfälliga utlägg i tjänsten. Har du koll på hur de ska hanteras, samt vilka som är avdragsgilla och inte? Här reder jag ut begreppen och vad som gäller.

Kostnadsersättning för utgifter i tjänsten – detta gäller

För avdragsgilla utgifter som en anställd har i tjänsten kan hen få så kallad kostnadsersättning från sin arbetsgivare. Det vill säga en separat ersättning vid sidan av lönen. Exempel på sådana ersättningar är kostnader för telefonsamtal, milersättning vid körning i tjänsten och utlägg för representation. Underlaget för en kostnadsersättning kan vara en körjournal, ett kvitto eller en reseräkning.

Så länge den utbetalda ersättningen motsvarar avdragsgilla utgifter som den anställde haft i sin tjänsteutövning behöver arbetsgivaren inte innehålla källskatt eller betala arbetsgivaravgifter för beloppet.

Utbetald kostnadsersättning ska sammanställas och arbetsgivaren ska lämna kontrolluppgifter till Skatteverket. Skattefria kostnadsersättningar till delägare som inte är anställda behöver inte redovisas som uttagsbeskattning eller försäljning.

Läs också: Tips inför årsskiftet för dig som företagare

Skulle ersättningen till en anställd överstiga avdragsgillt belopp ska överskjutande del redovisas som lön – arbetsgivaren ska innehålla källskatt och betala sociala avgifter på den ej avdragsgilla kostnaden. Skulle ersättningen överstiga avdragsgillt belopp till en delägare som inte är anställd ska uttagsbeskattning ske. För att slippa uttagsbeskattning som delägare kan man bokföra kostnaden som en ej avdragsgill kostnad eller som ett eget uttag.

Ersättning för tillfälliga utlägg i tjänsten – detta gäller

Om ersättning lämnas till en anställd för tillfälliga utlägg, till exempel material, enklare förtäring som kaffe, mjölk och fikabröd eller parkeringsavgifter som den anställde köpt för sin arbetsgivares räkning (och kvittot kan anses tillhöra företaget) är utgiften att betrakta som företagets. Ersättning för den typen av utlägg ska aldrig betraktas som lön, men ska redovisas med ett kryss på den anställdes kontrolluppgift om de avser resekostnader eller logikostnader.

På utgifter som avser tillfälliga utlägg i tjänsten kan det vara moms om 25, 12 eller 6 procent beroende på typen av utlägg.