7 vanliga misstag vid löneutbetalningar

Löneutbetalningar kan i många fall vara en komplex process och saker kan gå fel. Men det finns saker du kan göra för att sköta löneutbetalningar på ett säkert och mer effektivt sätt. Vi förklarar vad som kan gå fel och varför en löneanalys kan vara en lösning.

Det finns många anledningar till att löneprocessen kan vara krävande. Det kan handla om omoderna manuella rutiner, otydlig ansvarsfördelning eller bristande systemkapacitet och användarvänlighet. De vanligaste misstagen är relativt enkla att upptäcka men det krävs bra rutiner och löpande analys och kontroll.

7 vanliga misstag som görs vid löneutbetalningar:

• Ni har gjort en dubbelutbetalning. Samma anställd har fått samma lön två gånger.
• Utbetalningar har skett som går emot företagets policy.
• Personer som inte är med i anställningsregistret har fått lön utbetalt.
• Lönemottagaren fick mer än en utbetalning samma månad.
• Lönemottagaren fick en ovanlig eller avvikande löneutbetalning.
• Utbetalningar har gjorts till 2 olika konton kopplat till samma personnummer, eller så har två personer fått utbetalningar till samma konto.
• Utbetalningar har gjorts till anställda som har ofullständiga uppgifter i anställningsregistret.

Hur upptäcker jag misstag med löneutbetalningar?

Oavsett anledning till misstagen är det en god idé att göra en löneanalys. Hur har utbetalningarna sett ut tidigare? Med en historisk löneanalys får du ett kvitto på hur företagets processer har fungerat. Du kan även ta fram mer detaljerad information kring risker kopplade till löneprocessen och till exempel få en ögonblicksbild kring hur lönedata ser ut ur ett jämställdhetsperspektiv.

En löneanalys bör innefatta

• historisk eller löpande koll på utbetalningar via lönefiler
• historisk- eller månadsrapport kring risker, eventuella felbetalningar samt effektivitets- och lönsamhetsförbättringar
• lönestatistik och data för analys ut ett jämställdhetsperspektiv.