6 sätt att delegera – men behålla kontrollen

Hinner du inte med allt som ska göras i ditt företag? Lugn, genom att automatisera funktioner och betalningar får du mer tid till ditt företagande – utan att förlora kontrollen över vad som händer.

Småföretagare som brinner för sin verksamhet vill ofta vara delaktiga i varje detalj som rör bolaget, med all rätt. Det kanske funkar om du är själv eller har några enstaka anställda. Men om ditt bolag växer och dessutom börjar anställa fler kan det vara värt att fundera kring intern kontroll. Begreppet intern kontroll kan upplevas som svårt och tråkigt, men så behöver det inte vara. Med några få åtgärder kan du som företagare ha en fortsatt god överblick över verksamheten samtidigt som du kan ägna tid åt andra saker.

Förebygg risken för fel

Ur ett företagsekonomiskt perspektiv kan man säga att intern kontroll enkelt uttryckt handlar om att ha en god struktur som förebygger risken för fel.  Det hela syftar till att effektivisera verksamheten får att nå uppsatta mål. Intern kontroll bidrar också till att den ekonomiska informationen i företaget är tillförlitlig.  För dig som aktiv ägare gäller det att delegera till dina medarbetare, samtidigt som du inte ger kontrollen.

6  sätt att skapa bättre intern kontroll

1. Digitalisera bokföringen

Se över hur företagets bokföringsmaterial hanteras. Idag finns det många funktioner som sparar tid samtidigt som du inte ger vika på kvaliteten. Det kan handla om inskannade leverantörsfakturor, betalfiler som går direkt till banken (både in och ut) och andra redovisningshändelser som kan skötas automatiskt.

2. Integrerade attester

Idag finns många bokföringsprogram som innehåller integrerade attestfunktioner. En attest av en kostnad/faktura minskar risken för att felaktiga kostnader (medvetet eller omedvetet) hamnar i ditt bolag. Det bör även finnas en attestinstruktion som reglerar vilka som har attesträtt och med vilka belopp. En attest kan även borga för att fakturan är riktig gällande till exempel pris och kvantitet.

3. Godkännande av utbetalningar

Som ett ytterligare komplement till attesten finns det fördelar med att införa så kallad kontrasignering av utbetalningar som görs från bolagets bankkonto. Det vill säga där två personer godkänner utbetalningar, den så kallade ”fyraögonsprincipen”. Detta för att minimera risken för att felaktiga utbetalningar görs från bolaget (medvetet eller omedvetet).

4. Rutin- och processbeskrivningar

Ta tid och författa bolagets olika rutiner. Hur ser inköps- och försäljningsprocessen ut? Vem ansvarar för vad och hur fungerar det? Skriftliga rutinbeskrivningar underlättar vid långtidsfrånvaro, successioner samt säkerställer att rutiner efterlevs.

5. Regelbundna avstämningar

Det kanske är självklart för de flesta, men ändå värt att poängtera. Månadsvisa avstämningar bör göras av din ekonomiavdelning (eller redovisningsbyrå) för att du ska hålla koll på att bokföringen stämmer överens med verkligheten. Det är också ett bra sätt att hålla koll på resultat löpande.

6. Analysera siffrorna

Ta del av de rapporter som är avstämda. Fundera gärna på att ta fram rapporter som passar ditt företags behov och inte bara en resultat- och balansräkning. På så sätt kan du på förhand identifiera eventuellt likviditetsunderskott, olönsamma produkter/tjänster etcetera. Ha som rutin att åtminstone månatligen gå igenom de rapporter din ekonomiavdelning (eller redovisningsbyrå) tar fram.