Outsourcing av lönefunktionen – passar det ditt företag?

Lön och ersättningar till personalen är ofta den största och viktigaste kostnaden i ett företag. Att dina anställda får sina löner i rätt tid är en förutsättning för att verksamheten ska fungera. Det är därför viktigt att man har de resurser som krävs för att hantera löneadministrationen på ett korrekt och effektivt sätt. Men hur vet du att ni har en optimal lösning? Skulle ni istället tjäna på att outsourca lönefunktionen?

Läs också: 3 tips för effektivare lönehantering

För ett mindre företag kan det vara svårt att fullt ut sysselsätta en person som bara arbetar med lön samt att det blir sårbart. Den löneansvariga måste hålla sig uppdaterad på nya regler och arbetssätt för att bibehålla kvalitén i lönehanteringen. Och vad händer om han eller hon blir sjuk eller långtidsfrånvarande? Att outsourca sin löneavdelning kan vara ett alternativ även för ett lite större företag om man exempelvis vill dra ner på de administrativa funktionerna och istället fokusera på sin kärnverksamhet.

Samtidigt kan det kännas lite skrämmande att lämna över en så pass viktig del av verksamheten till en extern leverantör. Hur ska man då tänka? Och hur vet du om outsourcing av löneadministrationen är rätt väg att gå för just ditt företag? Här försöker vi hjälpa dig att komma fram till svaret:

När kan outsourcing av lönefunktionen vara en lösning?

• Vid organisationsförändring där man vill renodla vissa roller, exempelvis HR- eller ekonomifunktionen.
• Vid fusioner där den totala lönefunktionen behöver förändras.
• Av konfidentiella skäl då man vill särskilja lönefunktionen från verksamheten.
• Om personen som hanterar löner idag ska sluta och man vill outsourca istället för att anställa igen.
• Då man vill minska egna administrativa resurser och fokusera på kärnverksamheten.
• Om man vill minska sårbarheten och slippa oroa sig för frånvaro eller personalförändringar.

När är det mindre lämpligt att outsourca sin lönefunktion?

• När man inte har ordning och rutiner på plats avseende personal- och lönefrågor. Då behöver man få detta på plats först. Många outsourcingleverantörer kan dock hjälpa till även här.
• Om er digitala mognad och arbetssätt ligger alltför långt ifrån outsourcingleverantörens.
• Om er verksamhet kräver ständig insyn i det totala lönearbetet.

Läs också: 6 utmaningar i din löneadministration - och lösningen!

Vilka är fördelarna med att outsourca lönefunktionen?

• Man slipper egna investeringar och löpande systemkostnader för drift-, underhåll- och support.
• Anlitar man någon av de mest välrenommerade aktörerna på marknaden får man ofta tillgång till en modern, digital systemplattform som förenklar kommunikation mellan parterna avseende exempelvis rapportering, attestering, bemanning och dokumentation.
• Man behöver inte löpande utbilda egen personal.
• Den personal som hanterar den outsourcade löneadministrationen är ständigt uppdaterade på gällande lagar och regler vilket säkerställer rätt kompetens och hög kvalité.
• I ett väl fungerande samarbete görs ständig översyn av processer och arbetssätt och tillsammans med en proaktiv och marknadsledande outsourcingleverantör arbetar man löpande med processeffektivisering vilket ofta ger sänkta kostnader i många led.
• Garanterad leverans och uppbackning. En outsourcad lösning ger minskad sårbarhet då den inte är personberoende.

3 tips till företag som vill outsourca sin lönefunktion:

1. Arbeta fram ett tydligt avtal (ett s.k. Service Level Agreement) tillsammans med outsourcingleverantören för att vara helt överens om ansvarsfördelning, särskilda behov, förväntningar och anpassningar i leveransen.
2. Ha en transparent och löpande dialog med leverantören.
3. Säkerställ att ni har en utsedd och dedikerad kontaktperson som är outsourcingleverantörens primära kontaktyta och som följer upp leverans och samarbete. Ett bra och långsiktigt samarbete bygger även på ömsesidig respekt och förståelse för varandras verksamheter.