Distansjobb - de här kraven ställs på dig som arbetsgivare

Det blir allt vanligare med att ha anställda som arbetar i ett annat land än där deras faktiska arbetsgivare finns, både under kortare och längre perioder. En global personalstyrka ger arbetsgivare tillgång till en större talangpool men ställer också krav på dig som arbetsgivare. Distansjobb, eller remote working på engelska, kan innefatta såväl anställda lokalt i Sverige som av personliga skäl vill vistas en längre tid utomlands och fortsatt arbeta under tiden samt anställda som har sitt ordinarie boende i utlandet och arbetar helt eller delvis hemifrån.

För att vara förberedd på de krav som ställs på dig som arbetsgivare vid distansjobb utomlands är det flera perspektiv som behöver ses över. Nedan går vi igenom några av de viktigaste. 

Distansjobb och medarbetarupplevelsen 

Vi ser att anställda idag har en annan förväntansbild än tidigare kring arbetsplatser och kontor, vi ser därför att det nu är än mer kritiskt att ha en strategi kring hybrid- och distansarbete. När man som arbetsgivare ser över modellen för remote working är det viktigt att arbeta med det holistiska perspektivet och inkludera både de mjuka och mer hårda värdena, exempelvis: 

• Ledarskap
• Kultur
• Hållbara medarbetare
• Teknologi
• Arbetsplatsen
• Uppföljning och utvärdering

Målet är att oavsett var medarbetarna arbetar från så har de den bästa möjliga medarbetarupplevelsen, samtidigt som produktiviteten bibehålls och riskerna för företaget minimeras.

Läs också: Finns rätt kompetens för din verksamhet i utlandet?

Distansjobb och skattekonsekvenser

Ett bolag kan bli skattskyldigt i utlandet om verksamhet bedrivs utomlands, vilket även kan vara fallet om bolaget endast har en anställd som arbetar hemifrån och som är hemmahörande och verkar i ett annat land. En sådan begränsad aktivitet i utlandet kan utifrån ett skatteperspektiv klassificeras som ett fast driftställe, vilket beror på lagstiftningen i det land där den anställde utför arbetet. Det är inte helt lätt att ha koll på och kan ge oönskade överraskningar för bolaget.

Läs också: När hemarbete medför att ett utländskt företag får fast driftställe

Arbetsgivarperspektivet vid distansarbete

Vanligen uppstår det alltid någon typ av arbetsgivarskyldigheter i det land där den anställde de facto arbetar, sedan kan de faktiska skyldigheterna skilja sig mycket beroende på vilket land den anställde bor och arbetar i. Ibland uppstår arbetsgivarskyldigheter på månatlig och ibland på årlig basis. Dessa skyldigheter uppstår för arbetsgivaren rent legalt och är typiskt sett inte möjligt att avtala i anställningsavtal. Även här behöver hanteringen och bedömningen ske utifrån det land där den anställde bor och arbetar och kan klart skilja sig från den hanteringen som krävs för anställda i Sverige.

Pension och försäkring vid arbete utomlands

Inom ramen för den svenska tjänstepensionen ingår också ett antal riskförsäkringar. Om den anställde i utlandet istället omfattas av en utländsk tjänstepension är det viktigt att se över helheten kring pension och försäkring så att den anställde har ett fullgott skydd. Vissa försäkringar har begränsningar i dess omfattning i samband med att arbete utförs utanför Sverige, därför är det viktigt att redan vid kortare och tillfälliga arbetsperioder utomlands se över försäkringsskyddet för den anställde.

Arbetsrätt - se över lokal lagstiftning

Exakt vilka skyldigheter en arbetsgivare har finns i många länder specificerat i den lokala arbetsrättsliga lagstiftningen. Om medarbetaren omfattas av arbetsrätten i arbetslandet måste arbetsgivaren förhålla sig till lagstiftningen, även om arbetsgivaren inte har någon övrig verksamhet i landet. Därför är det viktigt att känna till alla de tvingande regler som gäller och vilka olika minimi/gränsnivåer som finns gällande till exempel lönenivå, semesterrätt, sjukersättning och liknande. 

Vill du veta mer?

Distansarbete är här för att stanna. Det innebär nya utmaningar som kräver förändrade medarbetarstrategier inom skatt, arbetsrätt, pensioner, kompensation, förmåner och anställningsformer, för att du som arbetsgivare ska behålla talanger och attrahera nya förmågor. Ta del av webbinariet  Så arbetar du effektivt med din globala arbetsstyrka från oktober 2023 med specialister från PwC och lär dig mer om Employment Tax. Sändningen är ca 40 minuter lång.