10 saker du inte får missa under inventeringen

Snart nytt år och lagerinventering på gång! Här får du bästa tipsen på hur du ska tänka innan, under och efter en inventering av företagets varulager. 

I stort sett alla företagare som har ett lager måste göra en lagerinventering. Om du har ett mindre lager, som är av ringa värde och varierar lite mellan olika år, kan det räcka med att ange en bestämd mängd och ett fast värde. Men om ditt lager är större måste du göra en riktig inventering. Min kollega Lisa Albertsson har i ett tidigare inlägg beskrivit varför inventering är nödvändig, men också utvecklande för ett företags ekonomi. Jag själv har jag skrivit om varför revisorn ibland gör en kontrollinventering. I det här blogginlägget kan du läsa mina tips på vilka saker du ska tänka på för att lagerinventeringen ska bli så smidig som möjligt.  

Inventera minst en gång per år

När i tiden inventeringen ska ske är inte fastställt i lagen, där anges bara att inventering ska ske minst en gång per år. Om du inte har rullande inventering och/eller lagersystem finns dock egentligen bara ett tillfälle som är mest lämpligt, nämligen sista dagen av räkenskapsåret. Om du inte har någon rörelse i lagerartiklarna under mellandagarna, och kan säkerställa eventuella händelser däremellan, kan du givetvis inventera lite innan eller lite efter den sista i månaden. Nyårsafton kan vara räddad, även om du inte satt igång ännu! Det är viktigt att du planerar din inventering så att du gör ditt yttersta för att allt blir så rätt som möjligt. Ett korrekt lagervärde är inte bara ett krav för rättvisande bild av ekonomin, men du behöver också veta vad som finns och i vilket skick det är. 

Tänk på detta INNAN inventeringen:

• Ordning och reda

Se till så att lagerplatserna är välstädade och placerade så att onödig tid inte går förlorad för att själva ytan är ”svårinventerad”. 

• Avsätt tillräckligt med tid

Se till att avsätta tillräckligt med tid – inventeringen är så pass viktig att du inte bara bör ”klämma in” den där den får plats eftersom det ökar risken för fel. 

• Tydliga instruktioner för inventeringen

Ta tid och författa instruktioner för hur inventeringen ska gå till. Ställ frågor som vem ska inventera, hur, när och var? Detta underlättar också vid successioner eller sjukdom eftersom det blir lättare att föra över arbetsuppgifter på andra personer. 

Tänk på detta UNDER inventeringen: 

• Var tydlig i märkningen

Märk eller notera de platser och artiklar som räknats så att inte ingen råkar räkna dubbelt eller missa något. 

• Rollfördelning

Den som känner sin sektion bäst bör inventera denna del, för att säkerställa att allt som ska vara med, också kommer med. Ibland hjälper utomstående till med inventeringen, kanske det lokala fotbollslaget eller någon annan förening, i dessa fall är det viktigt att utse en ansvarig som kan övervaka processen. 

• Använd konsekvent samma enheter

Använd konsekvent rätt enhet. Att blanda enheter under en inventering kan få stora konsekvenser; till exemplet ett paket med tio artiklar. Vilken enhet ska sedan används i lagerlistorna, ett paket eller tio artiklar? När flera alternativ används ökar risken för fel. 

Tänk på detta EFTER inventeringen:

• Överför siffrorna direkt

I de fall du har ett lagersystem, för över inventeringsresultatet så fort som möjligt. Om du dröjer med att föra in resultatet allt för länge finns en risk att ni missar eller glömmer något. 

• Följ upp inventeringsdifferenser

Om ni har omfattande inventeringsdifferenser, ta er tid och följ upp vad detta kan bero på, svinn kan självklart förekomma men det bör inte vara orimligt mycket som försvinner. 

• Se över prissättning

Har du ett lagersystem, se över priserna i systemet regelbundet. Har du handskrivna inventeringslistor, prissätt artiklarna så fort som möjligt så att priserna är aktuella och riktiga.

• Inkuransbedömning

I de fall du gör en individuell inkuransbedömning, det vill säga att du inte tar med vissa artiklar för att de är värdelösa (alternativt har ett lägre värde än de andra artiklarna), är det viktigt att du sedan i bokslutet inte gör en schabloninkurans (en minskning av varans värde med 3 procent). Du får bara använda en av de två metoderna.