Sommarstäda kontoret – detta måste du spara!

Kvitton, fakturor, kontoutdrag och årsbokslut. Trots att vi blir mer och mer digitala har många företagare stora mängder papper på sina kontor. Under semestern kan det vara en bra idé att rensa upp. Men frågan är – vilka ska du kasta och vilka måste du spara?

En generell regel är att du ska spara allt räkenskapsmaterial, till exempel kvitton, fakturor, årsbokslut, kontoutdrag och årsredovisningar, i sju år, och när jag säger sju år menar jag sju år efter det kalenderår då bokslutet gjordes. Det är okej att föra över papperskopior till digital form eller tvärtom, men du måste ändå spara originalet i fyra år efter det kalenderår då bokslutet upprättades. Den kopia du gör måste innehålla all information från originalet, och du ansvarar själv för att det material du sparar går att tolka och läsa under de kommande sju åren. Tänk på att räkenskapsmaterial och fysiska servrar/hårddiskar bör förvaras på ett brandsäkert ställe.

Det kan dock vara riskabelt att spara underlag på en hårddisk som riskerar att gå sönder eller försvinna under en sjuårs-period. Jag skulle rekommendera dig att schemalägga automatiska backuper som sparas i molnet. Då blir backupen en enkel rutin!