Frigör kraften i HR-data - så lyckas du från start

Nya lagkrav och ökade förväntningar på transparens gör att HR-data nu är lika affärskritiskt som ekonomidata. Det här innebär både utmaningar och stora möjligheter. I denna första del går vi igenom de vanligaste utmaningarna och presenterar en konkret grund för din HR-datafunktion som stärker både affären och kulturen.

I dagens snabbt föränderliga affärsvärld har data blivit en av de mest värdefulla tillgångarna företag har. Varje år skapas alltmer data, vilket ger nya möjligheter och utmaningar för artificiell intelligens (AI). Men saken är den: AI kan bara nå sin fulla potential när vi hanterar vår data på rätt sätt. 

Många organisationer har börjat sin datadrivna resa inom områden med höga rapporteringskrav, som ekonomi. Men nya regler – som CSRD och EU:s direktiv om lönetransparens – innebär att även HR-data nu måste hanteras med samma noggrannhet. Detta är en chans för HR att visa sitt strategiska värde då HR-data innehåller insikter som direkt påverkar organisationens prestation och riskhantering. I den här artikeln kommer vi att gå igenom utmaningarna med att hantera data inom HR och dela bästa praxis. En andra artikel kommer att publiceras under de kommande veckorna för att dela exempel på hur organisationer kan använda HR-data för att skapa affärsvärde. 

Läs också: EU:s lönetransparensdirektiv: En möjlighet till förändring 

Utmaningarna med HR data management 

Det finns en intressant motsättning när det gäller HR-team och data management. HR-avdelningar har ofta svårt att visa sitt bidrag till företagets prestation på tydliga och mätbara sätt. En stor utmaning är att förvandla mänskliga egenskaper och beteenden till siffror som kan analyseras. HR har också länge främst uppfattats som ett kostnadsställe, vilket troligen har lett till en underinvestering i HR-teknik och kompetens. 

Trots dessa svårigheter har HR-avdelningar ofta en mindre mogen inställning till data jämfört med andra avdelningar som ekonomi; endast 37 procent av företagsledare litar på data och analyser från HR, enligt Gartner HR Research. PwC:s undersökning Framtidens HR (2025) fann att endast hälften av respondenterna anser att deras funktion har tillgång till lämpliga data för att fatta välgrundade, datadrivna beslut. 

Större affärsvärde skapas när data ger insikter som leder till välgrundade beslut och konkreta åtgärder. Och medan många organisationer strävar efter datadrivna beslut, kvarstår en tydlig svårighet att acceptera databaserade insikter när det gäller HR. Till exempel bygger rekryterings- och befordringsprocesser ofta på ostrukturerad insamling av information, snarare än på systematiska och evidensbaserade metoder. Det innebär att beslut ofta fattas utifrån subjektiva bedömningar istället för algoritmer eller strukturerad dataanalys, vilket även lyfts fram i en studie publicerad i International Journal of Selection and Assessment (Neumann m.fl., 2023).  

HR måste dessutom följa de strängaste standarderna för dataskydd och sekretess eftersom de hanterar mycket känslig personlig information. I multinationella företag blir detta ännu mer komplext då flera olika regelverk för anställningslagar och dataskydd gäller. Dessa höga skyddskrav gör det svårare att dela data för analys, särskilt eftersom HR-system ofta är fragmenterade och inte fullt integrerade. 

Grunderna för solid HR data management 

Vi är övertygade om att HR-data bör hanteras som en strategisk tillgång för företaget och kan leverera betydande affärsvärde. För att uppnå detta måste den vara fullt integrerad med företagets övergripande data management, som vilar på sex pelare: 

• Datakvalitet: säkerställ att data i rapporter är korrekt, konsekvent och aktuell, vilket skapar förtroende för rapporter och analyser. 
• Datastyrning: definiera tydliga ägare för data och processer, i linje med affärsstrategi och tillämpliga regler. 
• Datasäkerhet & sekretess: kontrollera åtkomsträttigheter och skydda känslig information. 
• Dataanvändning & analys: utnyttja avancerade analysverktyg för att visualisera informationen. 
• Dataverktyg & teknik: ha en tydlig arkitektur för verktyg och system för att hantera data, vilket möjliggör en effektiv och stabil datamodell. 
• Datakultur & ledarskap: främja samarbete och evidensbaserat ledarskap. 

Samspelet mellan människor och teknik

Sammanfattningsvis är vägen till framgångsrik HR data management inte bara en fråga om att införa rätt teknik och säkra datakvalitet, utan också om att stärka den mänskliga dimensionen. Det är i samspelet mellan avancerade digitala verktyg och HR:s förmåga att tolka data, leda och utveckla människor som de största affärsvärdena skapas. Organisationer som satsar på både robusta datalösningar och kontinuerlig kompetensutveckling inom HR står bäst rustade för att möta framtidens krav – och har möjlighet att omvandla krav på förändring till konkurrensfördelar. Genom att förena teknik, datadrivna insikter och mänskligt ledarskap kan företag skapa en arbetsplats där innovation och engagemang går hand i hand.