Byta bokföringsprogram – hur gör jag?

Det kan finnas många anledningar till varför man funderar på att byta bokföringsprogram. Men många kanske drar sig för det eftersom det verkar svårt och kanske riskfyllt? Här ger jag några tips vad du ska tänka på och hur du gör.

Många sitter med gamla bokföringsprogram som är lokalt sparade på datorn. Det krävs då att du köper uppgraderingar eller nya versioner av programmet och att du själv måste komma ihåg att göra säkerhetskopieringar. Idag är nästan alla program webbaserade vilket gör att du automatiskt får de senaste uppdateringarna, säkerhetskopieringar och andra funktioner relativt enkelt. Du kan också lägga till moduler och snabbt få hjälp genom olika supportfunktioner och chatt. Fördelarna med att använda ett webbaserat system är därför många.

Det kan också vara så att du kommit igång med bokföringen i ett gratissystem som nu inte räcker till för din verksamhet. Du kanske behöver fler moduler eller rapporter och har hittat ett annat system passar bättre för dina behov.

Att tänka på när du väljer bokföringsprogram:

• Kolla igenom vad marknaden erbjuder för olika alternativ. Hitta ett program som är anpassat för din verksamhet nu och om du växer.
• Är programmet kompatibelt med andra system som jag behöver i min verksamhet? Det kan vara CRM-system, kassaregister, lager, webshop eller liknande.
• Är systemsupporten tillgänglig när jag har tid att arbeta med min bokföring? Det kan ju vara så att du bara har tid att sköta bokföringen på kvällar och helger.
• Görs det automatiska säkerhetskopieringar och hur ofta?

Så gör du när du ska byta:

I Sverige har vi ett standardiserat bokföringsformat vilket gör att det är relativt enkelt att byta bokföringsprogram om du inte är nöjd med det du har idag. Du för över data från ett system till ett annat genom en så kallad SIE-fil. Det går även att exportera ut register och övrig information och sedan föra över det till ditt nya system.

Det som är viktigt att tänka på är att du säkerställer så att du får in rätt siffror i det nya systemet. Det gör du enkelt genom att stämma av en saldobalans från det gamla och nya systemet efter överföring. Kontrollera också att du har rätt grundinställningar i ditt nya bokföringsprogram när det gäller till exempel momskonton och kopplingar till andra system.

Byte av program kan ske när som helst under året men det görs med fördel vid ett månadsbryt. Du behöver också se till att du har stämt av din bokföring, samt har ordning och reda på konton och siffror innan du byter.

Läs också: Månadsavstämning i bokföringen – 4 saker du inte får missa